Komplexa underlag sänker kvalitén på ert styrelsearbete
Att bedriva styrelsearbete innebär ofta ett hektiskt tempo och högt ställda krav. Förmåga att vara snabbrörlig är avgörande för att framgångsrikt möta förväntningarna som finns idag.
I denna artikel berättar Pär Haga, vd för Boardeaser, om de utmaningar han dagligen möter hos olika styrelser och hur man kan hantera dem.
Den digitala utvecklingen och den ökade globala konkurrensen kräver att dagens styrelse har förmåga att fatta snabba och verkningsfulla beslut. En verklig utmaning för både ledning och styrelse. Detta ställer krav på tidsbesparingar, effektiva arbetssätt och färska beslutsunderlag som är lätta att ta till sig.
70 % anser att det är en för tung arbetsbelastningen
Enligt en undersökning utförd av Evolvefy, upplever en majoritet av styrelsemedlemmarna att det tar alldeles för lång tid att gå igenom de rapporter och presentationer som de ska grunda sina beslut på, inför och under styrelsemöten.
Över 70 % av respondenterna önskar att materialet som presenteras inför styrelsemötet blir mer sammanfattande för att underlätta och minska arbetsbelastningen för styrelseledamöterna.
Baserat på detta, vad kan styrelsen göra för att bli mer effektiv och produktiv?
Komplexa underlag sänker kvalitén på ert styrelsearbete
I sin roll som vd för Boardeaser, möter Pär Haga dagligen styrelseledamöter för alla typer av organisationer. Han menar att han ser två utmaningar som ofta återkommer.
– Jag har träffat många styrelseledamöter som får en stor lunta med dokument utan någon som helst genomarbetad struktur att gå igenom inför styrelsemötena. Risken med en för omfattande rapportering är att det blir svårt för ledamöterna att sätta sig in i all information.
– En annan utmaning som jag ofta stöter på är att styrelser får sin rapportering i ett format som är mycket svår att ta till sig och förstå innebörden av. Exempelvis kan en rapport i tabellformat kräva en relativt hög kompetens för att förstå och tolka, tillägger Pär.
Ta fram relevanta nyckeltal
En bra rapportering måste hänga ihop med bolagets strategi, vara konsekvent och gå att mäta och följa upp. Det är också viktigt att styrelsen är överens med vd:n om vilka nyckeltal som är av betydelse och som bör följas.
Förutom de finansiella nyckeltalen bör bolaget även mäta hur personalen mår, produktutveckling och kundnöjdhet med mera, för att få en så överskådlig bild av bolaget som möjligt. Att ha rätt verktyg för dokumentation, uppföljning och rapportering underlättar styrelsens vardag.
Bra rapportering avgörande för att lyckas ta rätt beslut, i rätt tid
Enligt Pär befinner sig dagens styrelsearbete under stor förändring. Tidigare var det vanligt att ett styrelseuppdrag betraktades mer som ett förtroendeuppdrag eller som en familjeangelägenhet.
Idag arbetar du i en styrelse, i stället för att som tidigare sitta i en styrelse. Den förändrade verkligheten innebär att styrelsearbetet är mer i fokus, vilket i sin tur har medfört en större arbetsbelastning, som kräver mer tid och engagemang.
– Det är viktigt att ni i styrelsen får ett genomarbetat och lättöverskådligt material från er ledningsgrupp. Ett bättre beslutsunderlag medför att ni får en verklig chans att hinna gå igenom och verkligen förstå innehållet, innan ni sätter er i möte. I stället för att gå igenom ändlösa rapporter under sittande möte får ni tid för diskussion och för att fatta beslut, menar Pär. Han fortsätter:
– Idag finns många smarta verktyg som verkligen kan underlätta för er i styrelsen. Exempelvis verktyg som snabbt visualiserar era siffror och gör dem greppbara oavsett om du har en bakgrund som ekonom eller inte. Ni slipper få ostrukturerade luntor med dokumentation från ledningen. som tar en evighet att ta sig igenom. De flesta verktyg får man dessutom testa gratis innan man avgör om de ska köpas in.
Formalia och administration – aldrig mer en tidstjuv
Förutom att fatta beslut och följa upp bolagets prestationer innebär styrelsearbete i stor utsträckning hantering av formalia och administration.
I något som kallas arbetsordningen fastställs hur ofta ni i styrelsen ska sammanträda samt rutiner för när protokoll ska skickas för justering efter era möten. Sitter du i en styrelse för ett publikt bolag finns detta reglerat i aktiebolagslagen. En arbetsordning underlättar för alla bolag, noterade eller inte – oavsett storlek
– Vill ni effektivisera ert styrelsearbete kan en styrelseportal vara en bra lösning. Ni får då ett styrmedel och stöd i styrelsearbetet innan, under och efter era möten.
En plattform förenklar för dig som ledamot att få överblick och kontroll över vad som förväntas av just dig. En annan viktig fördel är att det underlättar ett säkert samarbete mellan er i styrelsen. En bra plattform för ert styrelsearbete kan anpassas efter era behov och växa i samma takt som bolaget, avslutar Pär.
Tre tips för ett effektivare styrelsearbete
- Sätt upp relevanta nyckeltal – Ni i styrelsen tillsammans med vd ansvarar för att komma överens om vad som ska rapporteras, när och hur.
- Ställ rätt krav på rapporteringen – Undvik överrapportering genom att tydliggöra för vd och ledning vilket innehåll och i vilket format ni i styrelsen behöver underlaget.
- Investera i en digital styrelseportal – Gör en kravspecifikation och få ett verktyg som är anpassat efter ert bolag och hur ni arbetar.
Behöver du ett verktyg för ditt styrelsearbete?
Boka en demo och prova Boardeaser Styrelseportal i 30 dagar – helt utan kostnad!
Vill du veta mer om hur vår tjänst kan hjälpa dig i ditt styrelsearbete? Boardeaser är en komplett styrelseportal som digitaliserar alla delar i styrelsearbetet så som dagordning, kallelse, e-signering och beslutsuppföljning.
Under en demo får du:
- en skräddarsydd genomgång av portalen
- svar på dina frågor från en av våra experter
- tips på hur du kan jobba smartare (istället för hårdare)
Efteråt får du möjlighet att testa vår tjänst i 30 dagar utan kostnad. Du förbinder dig inte till något.
Skicka in formuläret för att boka en demo
