Konsten att sätta en bra dagordning
26 september, 2023
Konsten att sätta en bra dagordning
Förberedelse är a och o för ett effektivt och framgångsrikt styrelsemöte. Här är dagordningen ditt viktigaste verktyg. Oavsett antal deltagare eller möteslängd, skapar dagordningen förutsättningarna för att mötet blir en strukturerad plats för kunskapsutbyte och företagsamhet. Här beskriver vi hur du gör för att skapa en bra dagordning.
Samla information
Som styrelseordförande har du ofta den viktiga rollen att leda och sammankalla till styrelsemöten. Ansvaret innebär att se till att mötets deltagare får kallelse i god tid, att en dagordning sätts och distribueras och att alla får ta del av eventuella handlingar som ligger till grund för de frågor som ska diskuteras under mötet. Det innebär också att du som mötesledare låter övriga ledamöter komma till tals under väl förberedda och ordnade former. Idag finns många verktyg som underlättar mötesprocessen.
Följ upp föregående möte i din dagordning i din dagordning
Det första du bör göra när du ska sätta dagordningen för ett kommande styrelsemöte är att gå tillbaka och se vad ni avhandlade sist. Plocka upp eventuella lösa trådar och hör av dig till berörda om uppföljning.
Be om input
För att alla ska kunna bidra kan du några veckor före mötet skicka ut förfrågningar till övriga medlemmar av styrelsen. Be om input kring vad de anser att nästa mötes dagordning bör innehålla och fråga om det finns ämnen de vill presentera eller frågor de tycker behöver diskuteras.
Påminn om rapporter
Rapporter, t.ex. finansiella, som ska ligga till grund för diskussioner under styrelsemötet behöver samlas in i god tid. Påminn alla berörda om deadline för rapporteringen. Det är viktigt för att mötesdeltagarna ska få tillräckligt med tid på sig för inläsning. Smidigast sköts detta genom att samla allt material i en digital styrelseportal som alla medlemmar har tillgång till.
Med Boardeasers Styrelseportal kan du skapa professionella rapporter till er styrelse med några få knapptryck.
Dela eventuell research
Vissa punkter på dagordningen kräver research av styrelseordförande eller den som ansvarar för det specifika ämnet. Det kan handla om statistik och data, vad som sägs om bolaget i traditionella och sociala medier eller offerter. Samla in detta och dela med de som ska delta på styrelsemötet. Ju mer pålästa alla är inför mötet, desto mer tid får ni att till konstruktivt beslutsfattande.
Sätt en bra dagordning genom att sortera, prioritera och tidsberäkna
När det är ungefär en vecka kvar till styrelsemötet bör dagordningen vara färdig. Sätt dig ner och sortera bland föreslagna punkter och prioritera de viktigaste. Beräkna tidsåtgången för varje punkt på dagordningen och skicka sedan ut dagordningen i god tid till övriga mötesdeltagare. Var förberedd på att kunna motivera varför du valt att inte inkludera vissa ämnen.
Prioritera efter relevans
Fundera över vad som är brådskande eller extra relevant just nu. Ämnen som styrelsen behöver fästa större vikt vid bör prioriteras högt upp på dagordningen.
Skapa tydliga rubriker
Ett enkelt sätt att skapa struktur under styrelsemötets gång är att ändra punkterna i dagordningen till frågor. Ju mer konkret frågan är, desto mer effektiv kan diskussionen bli. Exempel:
“Digitalisera Vd-rapport” -> “Vilket verktyg för digitala Vd-rapporter är bäst för oss?”
Genom att ställa frågor direkt i dagordningen får mötesdeltagarna i förväg reda på vad målet med punkten är – information, diskussion eller beslut.
Sätt tidsramar
Som mötesledare har du ansvar för att se till att mötet hålls inom satta tidsramar. Därför är det viktigt att du sätter dig ner och går igenom varje punkt noga. Beräkna hur lång tid varje punkt kan ta i anspråk och sätt mötestiden utifrån det. Uppge gärna tidsåtgången direkt på dagordningen, så är chansen större att övriga deltagare håller sig till ämnet och respekterar tidsramen.
Checklista – För att sätta en bra dagordning
Här listar vi dagordningens grundläggande punkter
Sammanfattningsvis har vi satt ihop en kort lista som omfattar de huvudsakliga punkter som din dagordning bör byggas kring. Har du en bra Styrelseportal förenklas ditt arbete kring möten och dagordning.
- Mötet öppnas
Styrelseordförande öppnar mötet och hälsar deltagarna välkomna.
- Närvarande
Sekreteraren har i uppdrag att notera vilka som är närvarande.
- Val av justerare
Sekreteraren föreslår ofta en person som senare ska justera mötesprotokollet.
- Dagordningen godkänns
Mötets dagordning behöver godkännas. Med bra förberedelse tillkommer inget nytt, men om någon punkt ändå bör tas bort eller läggas till noteras det vid denna punkt på dagordningen.
- Föregående mötes protokoll
Ordförande går igenom vad som diskuterades under föregående möte och presenterar status på dessa frågor. En del av det här arbetet bör ha gjorts i förväg. Om vidare åtgärder behövs eller beslut behöver tas diskuteras detta.
- Aktuella mötesfrågor
Här uppmärksammas aktuella frågor med väsentlig information, diskussioner och beslut. Kom ihåg att vara tydlig i rubrikerna, så att mötesdeltagarna i förväg vet vad målet för varje diskussion är. - Övriga frågor
Frågor som dykt upp under mötets gång, men som inte finns med på den ursprungliga dagordningen, kan tas upp på denna punkt.
Och, kom ihåg – lyft blicken! Ett bra riktmärke är att dagordningen som helhet alltid ska reflektera styrelsens absolut viktigaste prioriteringar just nu.
Behöver du en plattform för styrelsearbete och rapportering?
Nu kan du testa Boardeaser i 30 dagar utan kostnad!
Vill du veta mer om hur vår plattform kan hjälpa dig i ditt styrelse-, lednings- eller ekonomiarbete?
Boardeaser är en komplett styrelseportal som digitaliserar alla delar i ert styrelsearbete så som dagordning, kallelser, e-signering av dokument och skräddarsydda rapporter.
Under en demo får du bland annat:
- skräddarsydd genomgång av plattformens funktioner
- svar på dina frågor från en av våra experter
- tips på hur du kan jobba smartare (istället för hårdare)
Efteråt får du möjlighet att testa vår plattform i 30 dagar utan kostnad. Du förbinder dig inte till något, abonnemanget avslutas automatiskt efter testperioden om du inte väljer att fortsätta.
Skicka in formuläret för att boka en demo
Vi återkommer inom kort med förslag på tider för en demo.
Läs fler artiklar
Så hanterar du stora egon i styrelserummet
4 september, 2023
Vanliga utmaningar och fallgropar för styrelsen i ett strategiarbete
28 augusti, 2023