Alert och snabbfotad som styrelse

Alert och snabbfotad som styrelse – så gör ni

Dela på facebook
Dela på twitter
Dela på linkedin

I ett hektiskt affärsklimat förändras marknader och branscher i rasande takt. Det innebär spännande möjligheter, men också utmaningar för både individ och företag. För att styrelsen ska kunna hålla ett konkurrenskraftig tempo, gäller det att hitta nya sätt att snabbt inhämta kunskap och effektivisera processer.

Styrelsens traditionella rutiner och metoder räcker inte alltid för att hålla takten med omvärlden. Det gäller att våga tänka nytt för att kunna hålla koll på konkurrens, trender och kunder. Framgångsrikt styrelsearbete handlar nämligen inte längre bara om resultat- och balansräkning utan om att bevaka strategiskt viktiga frågor och dessutom ta samhällsansvar. För det behövs ett bredare kunskapsintag och snabbare beslut i styrelsen – och det kräver nya arbetsmetoder.

Acceptera utmaningarna

Stressad och frustrerad över det snabba tempot? Lugn, första steget är acceptans. Det överväldigande informationsflödet är troligen här för att stanna så motstånd ger knappast effekt. Fokusera istället på att hitta lösningar och metoder som gör styrelsearbetet bättre rustat för förutsättningarna.

Klara bredare kunskapskrav
Styrelsearbetet kräver fortfarande noggrann ekonomisk uppföljning, om än i högre frekvens och i ett mer framåtblickande perspektiv än tidigare. Ni behöver dock bredda ert kunskapsintag för att kunna ta snabba beslut grundade i bredare perspektiv. Det kan göras på flera sätt, utan att ålägga lägga mer arbete på ledamöterna.

En framåtblickande styrelse samlar insikter från fler delar av bolaget och sätter ekonomin i ett sammanhang. Marknadsavdelning, säljavdelning och IT-avdelning sitter på intressant strategisk data, se till att ta del av den och få den paketerad på rätt strategisk nivå.

Kanske bör ni också ta in externa experter med jämna mellanrum? Ett effektivt sätt att skaffa uppdaterad kunskap inom era viktigaste bevakningsområden är att lyfta blicken utåt. Anlita expertis som kan föreläsa eller rapportera i viktiga frågor som komplement till era ledamöters kunskap. Utbildning kan ge försprång och avlastar ledamöterna från stressen som viss kunskapsbrist kan skapa.

Vikten av rätt fokus och ansvarsfördelning
Fokus är viktigare än någonsin. För att styrelsearbetet ska vara effektivt behöver varje styrelseledamot uppfylla ett särskilt syfte och rekryteringen till posterna är a och o. Vilka kunskapsområden är relevanta för just ert företag? Med en tydlig ansvarsfördelning och bra sammansättning av fokuserad kompetens och erfarenhet, har ni bättre förutsättning att snabbt ta in rätt kunskap för respektive beslut.

Ett enkelt sätt att fokusera rätt?

Få mer tid över med en digital styrelseportal

Planera framåt

Med en utsatt plan för det som ni faktiskt kan förbereda, skapar ni utrymme för att snabbare hantera det oförutsedda.

Gör en årsplan
Långsiktiga frågor som rör strategi och utveckling ska aldrig behöva stå tillbaka på grund av operativa frågor som verksamheten bör lösa på egen hand. För att undvika att det händer kan det vara en god idé att skapa en årsplan för styrelsearbetet.

Ett medelstort bolag brukar ha omkring 6–8 styrelsemöten per år, givet att ingen stor förändring är på gång i bolaget. Planera tidigt in när mötena kommer att infalla och var fokus för varje möte ska ligga. Starta mötet med att diskutera fokusområdet och följ sedan upp med övriga styrelsefrågor, som rapportering, analys och strategi.

Upprätta en krisplan
De flesta företag har känt av både för- och nackdelar med det snabba klimatet som råder på marknaden. Sociala medier och aktiviteten online bidrar till att nya kundgrupper hittar företaget, samtidigt som du lättare kan kommunicera med redan befintliga kunder och intressenter. Ur ett marknadsföringsperspektiv är det toppen, men samtidigt kan det positiva i snabbheten bli ett problem så fort något går snett i företaget.

Information sprids snabbt och det är svårt att stoppa. Även om företaget rättar till eventuella snedsteg inom kort, ligger informationen kvar. Därför är det viktigt att säkra en stark kommunikationskedja som rycker in vid behov. Ta beslut om vem som får uttala sig om vad, säkerställ fakta och var alltid ärliga.

Rör er snabbare med digitalisering

Det hektiska klimatet innebär att ni i styrelsen inte längre kan fokusera på det som redan hänt. Istället förväntas ni ligga i framkant och vara alerta på vad som väntar. Idag finns en uppsjö av digitala verktyg som underlättar kunskapsintaget för styrelsen. Ni kan bland annat få hjälp att sortera och paketera data för snabbare ta till er insikterna.

  • Automatisera uppföljning, analys och prognos
    Den ekonomiska rapporteringen kan idag skötas automatiskt via digitala tjänster. Informationen kan hämtas direkt från bokföringen, vilket innebär att siffrorna ständigt uppdateras. Med ett sådant verktyg kan vd, ekonomiavdelning och styrelse alltid hålla koll på bolagets ekonomiska situation. Det sparar tid i form av mindre operativt arbete och färre möten, eftersom styrelseledamöter kan komma åt beslutsunderlagen digitalt.
  • Se digitala möten som självklar del i arbetet
    Videomöten har fått stort genomslag på bred front nu, inte bara som nödlösning. Det kommer att vara en självklar metod för styrelse som vill kunna agera snabbt. Viktiga beslut som måste fattas fort, bör inte vara beroende av arrangemang kring fysiska möten.
  • Välj verktyg som verkligen effektiviserar
    Att använda digitala tjänster i sig, är inte nödvändigtvis en tidsbesparare. Säkerställ att de verktyg ni ska använda är anpassade efter era behov och samlar så många som möjligt av era arbetsprocesser på en plats. Det är först då ni kan uppnå högre effektivitet.
  • Snabba på beslutsprocessen med e-signering
    Spara administrativ tid genom digitala underskrifter, där separata signeringsmöten och postgång kan elimineras. E-signaturer är dessutom svåra att förfalska och därmed säkrare.

Med Boardeasers styrelseportal kan du hålla koll på både bolagets ekonomi och formalia på samma plats. Datan är alltid uppdaterad och tillgänglig för hela styrelsen – ett enkelt sätt att arbeta effektivt och säkert.

 Logga in eller registrera dig gratis för att testa Boardeasers produkter.

Rekommenderade inlägg

Boardeaser använder cookies för du ska få den bästa möjliga upplevelse på vår webbplats.
Läs mer om cookies och hur du kan neka till användningen av dem.