Så väljer du rätt nyckeltal

 i Tips

Att sätta mål, mäta och följa upp hur ett bolag går är avgörande för dess framgång. Det är viktigt att såväl styrelse som ledning har bra insyn och uppföljning så att åtgärder snabbt kan tillsättas om utvecklingen inte går enligt plan. Att ha bra rapportering kan vara skillnaden mellan konkurs och framgång. Har man inte koll på t.ex. likviditet, eget kapital, kassaflöde så kan bolaget hamna på obestånd eller i kontrollbalansräkning.

Med Boardeaser är det lätt att visualisera nyckeltal (se video längst ner i inlägget). Boardeaser skapar en mängd viktiga nyckeltal automatiskt via inläsning av data från ekonomisystemet och operativa nyckeltal kan läsas in från excel. Det gör att ni kan skapa och följa upp nyckeltal med några knappklick.

Men hur väljer du rätt nyckeltal att följa? Här är tre tips:

1 – Vilka nyckeltal är relevanta?

Nyckeltal är bara relevanta i förhållande till något. Utgå från de mål och strategier som antagits av styrelsen och mät hur verksamheten presterar i förhållande till dessa. Så här kan en plan från vision till handling se ut:

  • Vision – Vad/var vill vi vara i framtiden?
  • Strategi – Hur kommer vi dit?
  • Mål – Vilka mål måste uppfyllas?
  • Kritiska faktorer – Vilka faktorer krävs för att målen ska kunna nås?
  • Nyckeltal – Hur mäter vi hur det går?
  • Initiativ – Hur ser handlingsplanen ut?

När den värdeskapande kedjan ovan hänger ihop så går det lättare att ta fram relevant rapportering som i slutänden leder till att rätt åtgärder vidtas. Det är vanligt att en styrelse endast fokuserar på finansiella nyckeltal men har man till exempel antagit en strategi för ökad kundnöjdhet så bör denna mätas, så att strategin kan följas upp. Utgå från frågan ”Vilken data är nyckeln?” när något ska mätas för att lättare sålla bort irrelevant data.

En risk med att titta på konkurrenters nyckeltal är just att varje verksamhet gör sin egen resa och antar sina egna mål. Börjar man mäta samma saker som konkurrenter gör är det lätt att tappa fokus från de egna strategierna och gå vilse.

Exempel: 

Styrelsen i Exempelbolaget AB tog fram en strategi för att förbättra likviditeten i bolaget. Tre nyckeltal valdes ut för att utvärdera strategin:

  • Likviditet
  • Längd kundfakturor
  • Kassaflödesanalys

Med Boardeasers tillägg Financials ser styrelsen automatiskt grafer av ovanstående nyckeltal vid inläsning av bokföringsdata:

2 – Vem är mottagare?

I en stor organisation behövs inte all data kommuniceras till alla. Styrelse och ledning behöver bara se nyckeltal som säger något i förhållande till styrelsens ansvar och strategiska beslut. Denna rapportering ska vara summerad med få men noga utvalda nyckeltal. Kommentarer till dessa nyckeltal är viktigt.

Rapportering inom avdelningar längre ner i organisationen kan vara mer detaljerade och specifika. De ska också mäta uppsatta mål och handlingsplaner för respektive avdelning.

Extern kommunikation mot till exempel aktieägare och finansmarknad kan också innehålla nyckeltal i rapportering. Genom att kommunicera samma nycketal externt som till styrelse och ledning förstår omvärlden vad som är viktigt för ledningen, och hur väl antagna strategier går. I extern rapportering är det dock ännu viktigare att väva ihop nyckeltalen med en berättelse om verksamheten.

Exempel:

Säljchefen i Exempelbolaget AB vill följa nyckeltal kopplade till pågående förändringsarbete. I Boardeaser kan grafer från operativa nyckeltal läggas in med Boardeaser KPI Analytics. Exempelbolaget skapade en intern rapportmall i Boardeaser med följande nyckeltalsgrafer, där rullande medelvärde för 3 och 12 månader ingår:

 

 

3 – Är nyckeltalen lättillgängliga?

Nyckeltalen ska vara både lättillgängliga att ta fram och tolka. När man ska sätta en rapporteringsrutin är det lätt att ta ett alltför brett perspektiv med för många nyckeltal från olika delar av verksamheten vilket gör att rapporteringen blir för tungrodd och inte kommer igång alls.

Bättre då att välja de lägst hängande frukterna och utgå från dem, vilka nyckeltal är viktigast och enklast att få fram just nu? Tänk ROI, om kostnaden för att ta fram ett nyckeltal överstiger den eventuella vinsten av en förändring tack vare nyckeltalet är det inte lönsamt.

Exempel:

I Boardeasers mall för VD-rapportering ingår ett antal grundläggade finansiella nyckeltal som kan kompletteras med operativa nyckeltal:

Exempel på Vd-rapport

Testa att skapa rapporter gratis i Boardeaser!

Så här lätt skapar du rapporter i Boardeaser!

 

I Boardeaser kan nyckeltal visualiseras med tre tillägg:

  • Boardeaser Financials – Finansiella nyckeltal direkt från bokföring och budget
  • Boardeaser KPI Analytics – Skapa egna nyckeltalsgrafer
  • Boardeaser Reports – Skriv VD-rapporter till styrelsen med ovanstående nyckeltal

Med Financials får du en ekonomisk översikt där du på några minuter kan se hur verksamheten utvecklas. Du kan skräddarsy översikten med de nyckeltal du är intresserad av.

Komplettera med egna operativa nyckeltal från verksamheten. Bägge typer av nyckeltal kan läggas in i rapporter och i den ekonmiska översikten. Det är lätt att komma igång med nyckeltal – så fort ny data laddas upp uppdateras grafer och tabeller automatiskt.

 


Senaste inlägg
Budget