Så skriver du en bra vd-rapport

Så skriver du en bra vd-rapport

Dags att skriva vd-rapport? Framgångsrikt styrelsearbete bygger på att styrelsen har rätt underlag att bedöma företagets situation. Där spelar just vd-rapporten en viktig roll. Men vad ska du berätta och när? Vi reder ut vad din rapport måste innehålla, hur du väljer nyckeltal och hur du presenterar dem så att hela styrelsen förstår.

Som vd är det din uppgift att samla in ekonomiska och strategiska uppgifter enligt styrelsens direktiv. Du ska också redovisa eventuella förändringar på ett tydligt sätt. Genomtänkt rapportering med noggrant utvalda nyckeltal ger styrelsen möjlighet att fatta beslut som faktiskt leder mot era framgångsmål.

Så ofta ska du skriva vd-rapport

Som vd bör du rapportera minst en gång i månaden. Om ert bolag har ett ökat behov av att agera snabbt, vid t.ex. likviditetsproblem, kan du behöva rapportera veckovis eller till och med dagligen. Du måste hitta rätt rutiner och verktyg för att du ska hinna ta fram underlag i den frekvens som krävs.

Automatisera vd-rapporteringen och spara timmar!

Vad ska vd-rapporten innehålla?

Enligt aktiebolagslagen (8 kap. 5 §) är det styrelsens ansvar att berätta vad som ska ingå i din rapportering. Lämpligast tas direktiven fram i dialog mellan dig och ledningen. Några viktiga områden som alltid bör inkluderas är:

  • Ekonomi
  • Affärsdrivande aktiviteter
  • Personal och organisation
  • Kommande händelser och scenarier
  • Uppföljning av uppsatta mål

Börja med att diskutera tillsammans med styrelsen vilken information den vill ha i kortfattad form. Kom ihåg att styrelsen ska ha helikopterperspektiv och inte fokusera på detaljer eller operativt arbete.

Hur väljer jag nyckeltal – KPIer?

Till att börja med bör du särskilja KRIer (Key Result Indicators) som visar på resultatet av ert agerande och KPIer (Key Performance Indicators) som är vägledande framåt och förhoppningsvis resulterar i ett KRI. Flera av de ekonomiska nyckeltalen mäter resultat som redan är faktum och bör därför klassas som KRI:er.

Nyckeltal kopplade till era mål

De nyckeltal som är viktigast, är de som ni faktiskt kan styra på för att nå företagets mål. Här krävs en del arbete och kritiskt tänkande. De här nyckeltalen är nämligen unika för ert företag och tätt kopplade till era strategiska mål. Du måste därför fundera över vilka nyckeltal som konkret går att agera på för att nå framgång. Vad driver era tillväxtmål? Vilka aktiviteter kan hjälpa er dit?

Tänk också på att välja nyckeltal som faktiskt hjälper er att avgöra om företaget kommer vara framgångsrikt på sikt. Du vill att era mätetal ska resultera i en proaktiv bolagsstyrning, inte en reaktiv – som kanske inte kan agera förrän det är för sent.

Ekonomiska nyckeltal

Ekonomiska nyckeltal används för att följa upp verksamheten över tid och för att jämföra planer och budget mot verkligt utfall. Vi rekommenderar att alltid ha med följande ekonomiska nyckeltal som grund:

  • Omsättning
  • Kassaflöde
  • Likviditet
  • Eget kapital
  • Avstämning mot budget

Presentera nyckeltal så att hela styrelsen förstår

Alla styrelseledamöter sitter på olika kompetens. Förutsätt därför inte att alla styrelseledamöter har kunskap om ekonomistyrning. De begrepp som är vardag för dig kanske bara har vag betydelse för många ledamöter och du har inget att förlora på att vara övertydlig och konkret när du skriva din vd-rapport.

Försök att presentera din data visuellt och pedagogiskt. Det ska gå snabbt för ledamöterna att ta in det du rapporterar. Visa data i enkla grafer och tabeller som går snabbt att förstå – ta bara med den information som är relevant. Dessutom bör du tydliggöra varför ni tittar på respektive nyckeltal och vilka mål de är kopplade till.

Visualisera dina nyckeltal så att alla förstår

Tar det för mycket tid att skriva vd-rapport?

Sist men inte minst behöver du hitta en effektiv rapporteringsrutin. Som vd behöver du all tid du kan få till verksamheten och att agera på styrelsens beslut. Idag finns digitala lösningar som automatiserar och snabbar upp behandlingen av bolagets data. Har du ansvar för att rapportera i en koncernstruktur har du extra mycket tid att vinna på att automatisera koncernkonsolideringen och rapporteringen. Ta hjälp att hitta rätt verktyg så att du kan fokusera på valet av nyckeltal, analys och en presentation som hela styrelsen kan bygga sina beslut på.

Logga in eller registrera dig gratis för att testa Boardeasers rapporteringsverktyg.

Dela inlägget

Facebook
Twitter
LinkedIn
Skriv ut

Boardeaser använder cookies för du ska få den bästa möjliga upplevelse på vår webbplats.
Läs mer om cookies och hur du kan neka till användningen av dem.