Funktioner

Personlig överblick

Den personliga överblicken sätter dig som ledamot i centrum. Här samlas allt som du förväntas göra och läsa i dina styrelser på ett lättillgängligt sätt:

  • Kommande möten i alla dina styrelser.
  • Dokument du förväntas läsa till varje möte.
  • Att-göra-uppgifter i varje styrelse samt eventuella deadlines.
  • Mötesrelaterade uppgifter, t.ex. som sekreterare eller justerare.

Styrelserummet

Denna vy sätter styrelsens arbete i centrum och ger en översikt för alla aktiva möten.

  • Se var varje aktivt möte befinner sig i mötesprocessen
  • Information om vem som gjort uppdateringar
  • Information vilka som har justerat och kommenterat
  • Snabblänkar till t.ex. redigera och kommentera

Mötesprocess

Tid & plats
Sätt tid och plats för mötet, du kan även skicka ut en kalenderfil redan nu så styrelsen kan lägga in i kalendern.

Dagordning
Utgå från vår eller egen mall, lägg till extra punkter och bifoga dokument. Du kan även kategorisera och sätta beräknad tidsåtgång på varje punkt.

Kallelse
När dagordningen är klar kan du skicka kallelse till styrelsen samt en begränsad inbjudan till externa personer.

Protokoll
Bocka för närvarande, välj sekreterare och justerare. Sen skriver ni in mötesanteckningar direkt i systemet och kan även specificera beslut och tilldela att-göra-uppgifter.

Justera
När sekreteraren är klar med anteckningarna skickas protokollet till valda justerare som kan bifoga kommentarer på punkterna. Även övriga ledamöter har möjlighet att kommentera.

Godkänn och signera
När protokollet godkänts så kan ni antingen skriva ut det och signera manuellt eller skicka det för e-signering

Standardfraser

Boardeaser effektiviserar protokollskrivande och harmoniserar er terminologi. Sätt upp fraser som ni använder ofta eller använda de som ligger med från start. När ni börjar skriva en mening får ni direkt upp matchande förslag och kan välja det som passar.

Ni kan även spara mötesanteckningar i dagordningsmallen och på så vis ha alla formaliapunkter färdigskrivna när ni börjar skriva protokollet.

Att-göra-uppgifter

Att saker och ting faktiskt blir gjorda är viktigt. Boardeaser ser till att samtliga er i er styrelse gör det dem ska och att ni ser resultat.

  • Tilldela att-göra-uppgifter från protokoll eller under fliken ”Att-göra-uppgifter”
  • Specificera uppgift, ansvarig person samt en eventuell deadline.
  • Påminnelser skickas 5 dagar innan deadline, vid deadline samt vid passerad deadline.
  • Översikt för hela styrelsens att-göra-uppgifter samt dina personliga samlade på din personliga överblick.

Beslut och beslutsuppföljning

Den viktigaste uppgiften en styrelse har är att fatta beslut och se till att dessa genomförs. Med hjälp av Boardeasers enkla och översiktliga beslutsuppföljning har detta aldrig varit lättare.

  • Ni specificerar varje beslut styrelsen fattar direkt i protokollet samt eventuellt ansvarig person samt deadline
  • Alla beslut listas under fliken ”Beslutsuppföljning” där ni kan följa utvecklingen av varje beslut
  • Möjlighet att ändra status (ej påbörjat, pågående,  klart, godkänt, nedprioriterat, borttaget och arkiverat) samt kommentera händelseförlopp.
  • Möjlighet att exportera beslutslista som PDF eller excel.

Delade dokument

Det är viktigt att styrelsen alltid har tillgång till viktiga dokument för att kunna göra sitt jobb.

  • Skapa egna mappar och undermappar
  • Ändra plats med drag n drop
  • Möjlighet att skicka notis till alla eller utvalda personer i styrelsen.
  • Lista där man kan se vem som har läst vad
  • Möjlighet att exportera filer och mappar som .zip
  • Alla dokument som bifogar till styrelsemöten samlas under en mapp. Inkluderar även dagordning och slutligt protokoll som pdf.

Kontaktbok

Med vår kontaktbok hittar era ledamöter snabbt kontaktinformation till andra ledamöter och andra viktiga personer och konsulter (t.ex. revisor, ledningsgrupp etc.)

  • Fält för namn, adress, e-post, telefonnummer, titel/företag, foto, beskrivning, sociala-medier-konton.
  • Möjlighet att ladda upp dokument kopplat till kontakt (t.ex. anställningskontrakt)

Säkerhet

Styrelsen handskas med mycket känsligt material vilket gör att säkerheten blir väldigt viktig. Vi jobbar hårt med att hålla så hög säkerhetsnivå som möjligt.

  • All datatrafik är krypterad över SSL (SHA-256 med RSA kryptering)
  • Filer krypteras med AES-256 och lagras på AWS S3 i Irland
  • Dagliga back-uper som sparas i Heroku
  • Aktivitetslogg och spårbarhet
  • Interna behörighetsnivåer
  • Isolerade behörighetszoner
  • Säker E-Signering för dokument via Assently

Upptäck hur Boardeaser kan underlätta för er styrelse!

Testa Boardeaser gratis och utan bindningstid i 30 dagar:

Nyfiken?

Välkommen att höra av dig om du har frågor eller vill boka tid för en kostnadsfri genomgång av Boardeaser.

Pär Haga, Vd
+46 73 725 19 83
par@boardeaser.com