Koncernen fick ett framåtriktat arbete tillsammans med Boardeaser
TEG – Transport Entreprenad Gotland är det samlande namnet för koncernen som består av moderbolaget TEG AB samt de fem dotterbolagen Bingers Mekan AB, Gotlands Bilfrakt AB, Gotlands Åkericentral AB, Translast Transport AB samt TEG Förvaltning och Fastigheter AB.
TEG bildades 2010 och idéen är att äga, samordna och utveckla marknadsledande bolag inom Transport och Entreprenad på Gotland.
Koncernen bor och verkar på Gotland. Verksamheten präglas av affärsmässighet, hållbarhet, utveckling, samordning och lokalt ansvar.
När Per Vinberg klev in som styrelseordförande och som vd för koncernen TEG ville han modernisera och effektivisera styrelsearbetet genom digitalisering. På köpet fick han mer engagemang, bättre struktur och högre kvalitet på rapporteringen.
Koncernen skötte allt sitt styrelsearbete via papper och mail när Per Vinberg för sex år sedan klev in i bolaget. Det administrativa var krångligt, tog onödigt mycket tid och styrelsearbetet saknade struktur. Bolaget använde sig av Excel för sin rapportering och man skrev ut allt i pappersformat som sen delades ut till styrelsen.
Informationen styrelsen tog del av var ofta inaktuell, eller rent av felaktig då det var svårt att hålla koll på vilket dokument som var det senaste. Sköta protokoll, signeringar och kallelser till möten var krångligt och tog tid.
Det var också svårt att snabbt få en finansiell överblick vilket medförde att innehållet på styrelsemötena tenderade att kretsa kring annat än det som faktiskt var av betydelse.
Lösning som stöttar hela styrelsearbetet
Per insåg snabbt att det fanns stora förbättringsmöjligheter gällande koncernens styrelsearbete. Han började leta efter en lösning som kunde stötta och förenkla styrelsearbetet. Valet föll till slut på Boardeaser då upplägget var precis det han var ute efter. Lösningen hanterade både det administrativa kring styrelsearbetet samt automatiserad och visualiserad rapporteringen, allt i en och samma plattform.
– Idag jobbar vi på ett helt annat sätt än vad vi gjorde för 5 år sedan. Mycket har förändrats hos oss. Detta tillsammans med Boardeasers lösning har inneburit helt andra möjligheter och förbättrade arbetssätt för oss, berättar Per Vinberg.
Digitalisering har lett till struktur och ett högre engagemang
Idag använder sig TEG av hela Boardeasers produktutbud, styrelseportal, rapportering och konsolidering och har därmed digitaliserat hela koncernens styrelsearbete.
– Kallelse, dagordning och protokoll fungerar otroligt smidigt och jag behöver inte längre lägga ned någon tid på detta. Alla i styrelsen kan enkelt tycka till och komma med kommentarer. Boardeaser har skapat ett mycket större engagemang och delaktighet, på ett vis som inte var möjligt innan, säger Per.
När Per införde de nya verktygen fick han mycket uppskattning från styrelsen.
– Nu finns allt samlat på ett ställe, man kan gå in och kika på relevant data när som helst. Det finns inga papper att hålla reda på och ingen osäkerhet råder längre kring vilken information som är den senaste. Funktioner som de övriga i styrelsen uppskattar väldigt mycket.
Boka en kostnadsfri demo om du är nyfiken och vill testa våra verktyget gratis i 30 dagar!
Högre nivå på sina styrelsemöten
Analyser kring den ekonomiska situationen för TEG sker nu helt automatiskt. Det sparar tid, minimerar risken för fel och ger en blixtsnabb överblick.
– Som styrelseordförande visar jag de grafer som Boardeasers lösning genererar på våra möten. Visualiseringen gör att alla snabbt och enkelt förstår hur situationen ser ut. Diskussionerna är nu på en helt annan nivå, vi diskuterar saker som tidigare inte ens var möjligt. Det är ett jättebra stöd under mötena med styrelsen, berättar Per.
Rapporteringslösningen har gjort att det inte bara är lättare att föra diskussioner inom styrelsen utan också med vd:arna på de andra bolagen. Per fortsätter;
– När det gäller rapporteringen så är det inte ens jämförbart mot innan när vi använde oss av Excel, visualisering saknades då helt och det gick inte att få någon överblick. Våra vd:ar kan nu enkelt skapa professionella vd-rapporter utefter den mall som tagits fram med alla nyckeltal. Det enda de behöver tillföra är text.
Trender möjliggör ett framåtriktat arbete
Den viktigaste användningen av Boardeaser anser Per är det framåtriktade arbetet som lösningen möjliggör. Förmågan att förutspå hur det kommer att gå framöver. Boardeaser säkrar effektiva trendspaningar. Grafer gör, det tabeller i Excel inte klarar, att visa trovärdiga trender över tid.
– Att snabbt och enkelt kunna se, över tid hur trender har varierat, styrker mig när jag diskuterar budgetar med koncernens olika vd:ar. De vill av naturliga skäl alltid hålla nere budgeten. Nu kan jag underbygga mitt resonemang med tydliga fakta och känner därmed en helt annan trygghet om jag vill tvinga upp prognosen eller budgetarna.
Visualiseringen med grafer och trender gör att TEG alltid kan ligga i framkant och enkelt kan titta på olika scenarion.
– Framtidsspaningen gör att vi slipper bli tagna på sängen. Vi kan diskutera frågor som, vad händer om vi fortsätter att öka omsättningen på detta vis, vad kan det komma att få för konsekvenser, behöver vi anställa mer personal eller omfördela resurser? Frågeställningar som vi tidigare inte förmådde att diskutera då det var alltför komplext att ta fram underlag som gick att överblicka.
– Vi fått en mycket högre kvalité på vårt styrelsearbete och vi kan nu vara ett effektivt stöd för hela organisationen. Boardeaser gör att bolaget har förmågan att styra sin egen framtid, berättar Per.
Lätt att komma i gång med Boardeaser
Per upplever att Boadeaser är skräddarsytt för att förenkla, förbättra och effektivisera styrelsearbetet. De har nu fått ett modernt styrelsearbete med bra struktur och effektiv rapportering som hjälper dem att driva bolaget framgångsrikt.
Att komma igång med verktyget var enkelt och Boardeaser finns alltid nära till hands om frågor eller problem uppstår. När han sett saker som inte har fungerat så har Boardeaser varit väldigt snabba på att svara och åtgärda både buggar och rena utvecklingsfrågor.
– Det är kul med så engagerad och snabb respons, avslutar Per Vinberg.
Dela artikeln
Vill du förenkla er koncernrapportering?
Nu kan du testa Boardeaser i 30 dagar utan kostnad!
Letar du efter ett system som gör din konsolidering, rapportering och årsredovisning snabbare och bättre? Med Boardeaser kan du spara värdefull tid, samtidigt som du höjer kvaliteten.
Under en demo får du bland annat:
- skräddarsydd genomgång av plattformens funktioner
- svar på dina frågor från en av våra specialister
- tips på hur du kan jobba smartare (istället för hårdare)
Boka en demo genom att fylla i formuläret till höger. Vi återkommer så snart vi kan med förslag på tider.
Robin Skarphagen
Produktspecialist Koncern
Skicka in formuläret för att boka en demo
