Hur går det för koncernen – på riktigt?

Minimera manuellt arbete i Excel, få bättre insyn och uppdaterad information snabbare. Enligt styrelseproffset Tim Hansen ska du digitalisera uppföljningen om du vill hålla koll på hur koncernen egentligen mår.

“Det ska ta en minut att omvandla ekonomidata till en färdig rapport som skickas till styrelsens mail.” Visionen är tydlig. Tim Hansen har 25 års erfarenhet av ledningsarbete i koncernbolag. Redan i början av 1990-talet stötte han på ett system för koncernkonsolidering första gången.

– Det var inte så märkvärdigt, men kostade mycket pengar. Det fanns mer att göra, berättar Tim.

Idén om ett helautomatiskt system för koncernen

Tanken om att utveckla ett helautomatiskt system var född. Den fick leva kvar i minnesbanken länge. Först 2012 dök möjligheten upp.

– Jag har startat, investerat i och sålt av många IT-bolag genom åren. 2012 gick jag igenom den processen väldigt snabbt och sökte något nytt att fokusera på. Det blev Boardeaser.

– Tidigare har jag inte fått fram bra vd-rapporter varje månad för bolagen. De höll ofta låg kvalitet och kom in sent. Ibland var de rent felaktiga, berättar Tim.

– Jag ville vara med och utveckla ett system som hämtar data från bokföringen och skapar kvalitetssäkra rapporter. Lättöverskådliga, som alla styrelseledamöter kunde ta del av.

“Det ska ta en minut att omvandla ekonomidata till en färdig rapport som skickas till styrelsens mail.”

Tim Hansen, styrelseproffs och delägare i Boardeaser

Koncernkonsolidering på en minut

När Tim träffade en av Boardeasers grundare, Pär Haga, slutade det med att Tim köpte in sig i bolaget. Numera är de kollegor. Tims uppgift ligger i att designa och testa funktionaliteten.

– Min erfarenhet av styrelsearbete och diskussion med hundratals likasinnade, gör att jag vet vilken information och vilka rapporter som efterfrågas. Samtidigt har jag koll på databiten, berättar han.

Boardeaser underlättar styrelse- och ledningsarbete genom sin styrelseportal, och funktion för rapportering. Över 4 500 kunder använder tjänsten i nuläget och över 200 gör koncernkonsolidering.

– Ganska snabbt upptäckte vi att i princip alla bolag med aktivt styrelsearbete var koncerner. Så vi ville självklart utveckla tjänsten för koncernkonsolidering, berättar Tim.

En stor del av informationen som styrelser efterfrågar är generisk. Visst kan det skilja sig åt mellan olika branscher och bolag, men oftast inte så mycket. Tack vare att styrelser överlag efterfrågar liknande nyckeltal och rapporter, har Boardeaser kunnat effektivisera och minimera tiden att komma igång.

I Boardeaser kan man också enkelt skräddarsy sina egna rapporter och dashboards utefter sina egna unika behov.

– Idag konsoliderar vi koncernen och utformar rapporter till styrelsen på en minut per bolag för de flesta av våra kunder, berättar Tim.

– För riktigt stora bolag med tung ekonomisk data kan det ta lite längre tid – upp emot 5 minuter. Men jämför du med att konsolidera i Excel går det väldigt fort. Beroende på bolagets storlek kan det manuella arbetet ta 3–5 dagar, ibland en vecka.

Så lyckas du med din koncernredovisning.

Specialisten John Valfridsson går igenom hur du steg för steg ska göra för att lyckas med din koncernredovisning. Du får också veta vilka de vanligaste misstagen är och hur du enkelt undviker dem.

Få guiden!

Gratis guide!

Lättare för koncernen att möta utmaningar i en snabbrörlig värld

Livet går snabbare och världen snurrar fortare. För 30 år sedan räckte det med en koncernuppföljning på årsbasis eller kvartalsbasis.

– Numera vill de flesta konsolidera koncernen varje månad. Då är du snart uppe i många arbetsdagar per år. Det är där Boardeasers stora styrka ligger. Vi kan följa upp hur det går för dina bolag snabbt – och samtidigt öka kvaliteten och säkerheten, anser Tim.

Automatisk motpartsavstämning och jämförelser

Hur ser då en bra koncernrapport ut? Precis som för ett vanligt bolag, men kompletterad med att alla interna transaktioner är borttagna. I koncernrapportering ska det också ingå vilka bolag som bidragit till resultatet och nyckeltalsjämförelse mellan olika koncernbolag.

– Du kan sätta upp elimineringsregler och andra smarta funktioner som automatiskt fångar interna transaktioner under en period. Vi stämmer även av ingående och utgående balanser så inget blir fel. Det görs helt automatiskt, förklarar Tim.

Till exempel kan en faktura som har skickats från ett bolag till ett annat bokföras som skickad. Men om den aldrig kommer fram till mottagaren, blir den aldrig registrerad där. Det kallas motpartsavstämning.

– I Boardeaser bygger vi in så många automatiska avstämningar och kontroller vi bara kan. Jämförelser mellan olika perioder och olika bolag får du med ett enkelt knapptryck.

Bättre insikt i verksamheten

Det kan krävas lite engagemang för att komma igång med Boardeaser, men när det är gjort får du snabbt valuta för investeringen. Den legala rapporteringen, koncernårsredovisningen, blir smidigare. Den operativa rapporteringen kan många ta del av. Potentiella investerare kräver ofta en hög nivå på rapporter. Ibland behöver också banken ha insyn i bolagets finanser.

– Ekonomiavdelningen, controllers och egentligen alla ledningsgrupper i bolaget kan dra nytta av den kontinuerliga rapporteringen.

– När du digitaliserar konsolideringen får du mycket bättre rapporter, som i sin tur ger dig bättre insikt i verksamheten. Genom det kan du leda dina bolag och organisationer bättre, avslutar Tim.

Want to streamline your group reporting process?

Try Boardeaser for free for 30 days!

Are you looking for a service that makes your consolidation, reporting and annual reporting faster and better? With Boardeaser you can save valuable time, while increasing quality.

You will get: