Konsten att förnya styrelsemötet

För 10 år sedan var det nästan ingen som talade om möteskultur. Idag är det annorlunda ut och de flesta av oss är smärtsamt medvetna om hur mycket av vår tid som spenderas i meningslösa möten. Många av dagens styrelsemöten har sett precis likadana ut, år efter år. Precis som allt annat, skulle också de må bra av förnyelse för att bättre möta dagens utmaningar och krav.

Här får du tips och inspiration kring hur du kan förnya styrelsemötet.

De flesta artiklar kring ämnet ”effektivitet i styrelserummet” brukar oftast handla om dagordningens utformning och att den ska skickas ut på förhand.

Men tänk om det finns andra, roligare sätt att förnya och effektivisera era styrelsemöten på? Här har vi samlat 4 alternativa och kreativa sätt att förnya styrelsemötet på, alla beprövade av ledande bolag.

Låt dig inspireras och våga tänka nytt!

Börja era styrelsemöten med tystnad

Amazons vd, Jeff Bezos deklarerade stolt 2018 att de har den ”konstigaste möteskulturen världen någonsin skådat”. En ganska passande öppning till denna artikel.

Bezos berättar att varje styrelsemöte på företaget börjar med en halvtimmes tystnad. I stället för att någon presenterar en Powerpoint-presentation så inleds mötet med tystnad där varje ledamot läser ett PM i berättarformat om bolaget under de första 30 minuterna.

Formatet med storytelling säkerställer att alla kan ta till sig innehållet, en väl berättad historia är lättare att minnas och bli inspirerad av, i stället för ändlösa punktlistor i Powerpoint.

Först när i styrelsen alla läst PM:et i sin helhet kan diskussionerna och mötet börja. Bezos hävdar att deras struktur för möten förmodligen är det smartaste de har gjort för att få engagerade styrelseledamöter och driva bolaget framåt.

Bezos har alltid en tom stol bredvid sig på alla styrelsemöten. Stolen symboliserar kunden, en tydlig fingervisning om att det är kundens behov som ska stå i centrum när styrelsen fattar sina beslut.

Så lyckas ni med ert strategiarbete!

Styrelseproffset Petra Palmgren Lindwall beskriver i 9 steg hur ni ska göra för att lyckas med ert strategiarbete. Från vision till verklighet!

Ladda ner guide

Gratis guide!

Se till att alla tar del av bolagsinformationen

Den tidigare vd:n för Xobni, John Bonforte, kasserade också användandet av Ppt- presentationer. Det ersattes istället av ett magasin-format, inspirerat av Forbes och Fortune, både till designen och innehållet.

Utformningen var av journalistisk karaktär där företagets framsteg, nya medarbetare och nya funktioner effektfullt presenterades. Att lyfta informationen på detta vis gav styrelseledamöterna inga ursäkter att inte läsa och engagera sig i innehållet och de frågeställningar som bolaget hade framför sig.

Men det mest bisarra inslaget var nog dom små “kontroller” som Bonforte lämnade i texten för att säkerställa att alla verkligen läste och tog del av innehållet. Kontrollerna kunde bestå av “Om du läser det här, då ska du blinka till mig under den här delen av mötet“, eller “Om du inte frågar mig om det här, då vet jag att du inte läst detta”.

Bonfortes menade att om du inte förberett dig ordentligt, ja, då var det meningslöst att ens närvara på mötet.

Byt miljö för att förnyare era styrelsemöten

Richard Branson, grundare av Virgin Group, är en av alla de framstående ledare som förespråkar att man måste komma ut från styrelserummet. För att främja nya idéer och innovativt tänkande brukar styrelsemöten med Richard Branson vara s.k. vandrande möten. Men det finns ett bolag som har tagit detta ett steg längre…

Michael Gleason, ordförande och grundare av Consumer Brands LLC, drar fördel av sin lokalisering vid stränderna i södra Kalifornien. “Våra styrelsemöten är surfingmöten på stranden, iklädda flipflops i stället för formell klädsel” Att skapa en annan typ av atmosfär hjälper det kreativa tänkandet, att tänka utanför boxen.

Transparens

Netflix alltid har alltid präglats av en innovativ kultur där transparens och informationsdelning är en av stöttepelarna. Detta innefattar även styrelserummet.

Netflix har arbetat fram ett helt unikt sätt för informationsdelning med syftet att öka transparensen mellan VD:n, ledningsgruppen och styrelsen.

Styrelseledamöterna deltar frekvent i ledningsgruppsmöten under hela året. På så vis får styrelseledamoten en direkt förståelse för hur deras strategiska beslut omsätts i handling och hur deras beslut fungerar i verkligheten, utanför styrelserummet.

Styrelseledamöterna uppmuntras också att kontinuerligt träffa personer ur ledningsgrupp och annan personal för att verkligen förstå verksamheten på djupet.

Även Netflix har skrotat Ppt- presentationer till förmån för sk. online memon i berättarform med direktlänkar till djupgående data och analys som är öppna för alla nyckelpersoner på företaget.

Med sin struktur ha de effektivt lyckats med att minska det gap som så ofta uppstår mellan ledning och styrelse. Styrelsen förstår och känner bolaget på djupet och kan därmed fatta mycket bättre beslut.

Denna struktur kräver såklart en mycket större arbetsinsats från styrelseledamöterna, men enligt dem själva är det mer givande och roligare att arbeta på detta vis.

Förnya styrelsemötet

Styrelsemöten är bara meningsfulla om det för saker framåt. Bolagen i denna artikel har framgångsrikt vågat förnya sig och vet hur de kan få ut maximalt värde från sin styrelse.

En engagerad styrelse är en viktig framgångsfaktor för att driva framgångsrika bolag. Våga tänka nytt och förnya era styrelsemöten för att främja innovation!

Ta hjälp av moderna lösningar

Tidsbrist är något de flesta i ledande position kämpar med. Kraven är höga och det är svårt att hinna med. Kanske känns det som en utopi att er styrelse ska få tid till att testa och utröna nya arbetssätt?

Idag finns många säkra digitala lösningar som kan förenkla och automatisera komplexa processer. Lösningarna spar både tid och resurser samtidigt som ert bolag kan jobba säkert.

En av dessa lösningar är Boardeaser. Boardeaser är den enda lösningen på marknaden idag som kan erbjuda en professionell Styrelseportal, rapportering och governance, i en och samma plattform.

Boardeaser underlättar alla delar i ert lednings och styrelsearbete. Plattformen håller reda på dokument och avtal, förenklar mötesprocessen, innehåller E-signering och automatiserad rapportering och mycket mer. Du betalar endast för de delar du vill använda dig av.

Vi hoppas att du nu är inspirerad till att förnya styrelsemötet.

Behöver du ett verktyg för ditt styrelsearbete?

Boka en demo och prova Boardeaser Styrelseportal i 30 dagar – helt utan kostnad!

Vill du veta mer om hur vår tjänst kan hjälpa dig i ditt styrelsearbete? Boardeaser är en komplett styrelseportal som digitaliserar alla delar i styrelsearbetet så som dagordning, kallelse, e-signering och beslutsuppföljning.