20 tips inför videomötet med styrelsen.
Efter ett 2020 där vi tvingades hårdträna på videomöten borde väl teknikstrul och bristande kommunikation vara ett minne blott? Nja, problem försvinner sällan av sig själva. Vi har listat 20 handfasta tips som lyfter era videomöten till en professionell nivå.
Tips inför videomötet med styrelsen
1. Bjud in deltagarna
Bjud in alla deltagare till mötet i god tid. Enklast görs det genom att skicka inbjudningar via den styrelseportal eller videomötestjänst ni använder. Det finns många gratis videotjänster att använda sig av. Till exempel Microsoft Teams, Google Hangouts, Zoom eller Whereby.
2. Sätt en digitalt anpassad agenda
Precis som inför ett vanligt styrelsemöte (och alla möten för den delen) är det viktigt att sätta en tydlig agenda i förväg. Det är den snabbaste vägen till ett effektivt möte. Kanske är det också dags att inkludera aktuella ämnen till följd av den nya, digitala tillvaron – förändrat kundbeteende, nya kostnadsmönster och företagets anpassning.
3. Definiera mötesregler för videomötet
Ett bra tips inför videomötet är att sätta tydliga mötesregler. Vem ska prata, och när? Är video ett krav eller räcker det med tal? Sådant som i vanliga fall snappas upp via kroppsspråk och harklingar, måste regleras när mötet sker på distans. Alla deltagare bör därför få en lista över enkla mötesregler att förhålla sig till. Dessa bör stämmas av med alla så att ni har samsyn i styrelsen.
4. Bestäm hur omröstningar genomförs och hur beslut tas
Omröstningar kan genomföras med acklamation eller votering med upprop. Vid ett digitalt styrelsemöte är det ofta enklast att använda handuppräckning som beslutsmetod.
5. Skicka ut mötesinformationen i god tid
Alla ledamöter som ska vara med på styrelsemötet bör i god tid få ta del av agenda och mötesregler. Det effektiviserar mötet för samtliga.
6. Hjälp till med det tekniska inför videomötet
Om vissa deltagare i styrelsen har mindre teknisk vana än andra är ett annat tips inför videomötet att erbjuda hjälp med tekniken som krävs för att kunna genomföra mötet. Då slipper ni eventuella problem när mötet väl ska äga rum.
7. Kontrollera säkerheten
Konfidentiell information kan hamna i orätta händer om inte säkerheten kontrolleras vid distansmöten. Se till att ni använder er av en tjänst som kan hantera känsliga uppgifter på ett tryggt sätt, det gäller både styrelseportal och videotjänst
8. Testa tekniken
Mötesdeltagarna kan med fördel dyka upp i god tid för att hinna kontrollera tekniken innan mötet börjar. Mötesledaren bör ansluta sig till mötet 10-15 minuter i förväg för att finnas till hands för eventuella tekniktester. Detta är så viktigt att det kan vara en fast punkt på er digitala dagordning.
Tips under videomötet
Vett och etikett under videomöten har blivit ett hett ämne. När ledamöterna befinner sig i sin hemmamiljö eller är på språng, är det lätt hänt att det tummas på nivån av professionalism och artighet. Ses ni via videolänk är detta minst lika viktigt som vid ett fysiskt möte – men kräver större samsyn och förberedelser hos alla deltagare.
9. Ännu viktigare med en tydlig ledare
Det är i regel styrelsens ordförande som leder möten, och det gäller även på distans. Som mötesledare på distans har du ansvar för mötets början och slut, att tekniken fungerar och att alla håller sig till ämnet och vet när de förväntas tala och när.
10. Tänk på bakgrunden
Undvik distraktioner under mötet genom att skala av bakgrunden. För mycket plotter och stök gör det svårare för övriga mötesdeltagare att hålla fokus på vad du säger.
11. Visa ansiktet
Ögonkontakt är viktigt under videomöten. Optimala läget för kameran hittar du när övre delen av axlarna, hela ditt ansikte och lite luft ovanför ditt huvud får plats i videobilden. Tänk också på att ha bra ljus, utan att själv bli bländad.
12. Var närvarande
Det är svårt att vara på alerten med blicken i kameran under lång tid. Försök ändå att visa att du fokuserar och hänger med genom att då och då titta in i kameran. Titta aldrig bort från skärmen och ägna dig aldrig åt andra saker under mötets gång.
13. Använd headset
Ljudet blir ofta bättre när du använder ett headset.
14. Stäng av mikrofonen
För att undvika onödiga störningsmoment i form av skällande hundar, smattrande regn mot fönsterrutor och trafikbuller är det bra om alla har sina mikrofoner avstängda tills det är deras tur att prata.
15. Låt alla komma till tals
Det är svårt att ta för sig under videomöten på samma sätt som under fysiska möten. Dessutom är vi är alla olika erfarna av de tekniska funktionerna. Därför är det viktigt att gå laget runt i frågor där det krävs input. Det är viktigt att alla får uttrycka sin åsikt.
16. Stäng av video vid behov
Om det är många deltagare på styrelsemötet kan det ibland gå lite långsamt och hackigt, eftersom videosamtalen kan påverka internetuppkoppling. Var lyhörd för när sådana problem uppstår och stäng då av videon. Ibland räcker det att hålla mötet via tal, åtminstone stundtals.
17. Utnyttja skärmdelning
De flesta videosamtalstjänster som finns på marknaden erbjuder möjligheten att dela sin skärmvy med övriga deltagare. Ofta kan du välja att dela utvalda delar, till exempel en Power Point-presentation eller ett mail. Det är ett effektivt sätt att dela med sig av aktuella offerter och rapporter till andra styrelseledamöter.
Tips efter videomötet med styrelsen
När videomötet med styrelsen är slut kvarstår några viktiga saker att komma ihåg för att knyta ihop mötesprocessen på ett bra sätt.
18. Sammanställ underlag och protokoll
Kraven på dokumentation efter styrelsemötet ser likadana ut när mötet sker på distans. Protokollet från mötet ska innehålla datum för styrelsemötet, en lista över deltagare, vilka beslut som tas och annat. Protokollet ska sedan förvaras i nummerordning på ett säkert sätt. Boardeaser erbjuder en helhetslösning för protokollskrivande.
19. Skriv under protokoll
Idag är det enkelt att signera dokument och protokoll online via e-signering. Justera, godkänn och e-signera protokollet med respektive ledamots BankID.
20. Samla in feedback
Allt kan förbättras. Samla in feedback från deltagarna efter mötet för att höja förutsättningarna för ett mer lyckat möte nästa gång. Det kan räcka med ett par enkla frågor om hur mötet kändes och om något inte fungerade optimalt.
Vi hoppas att du kommer att ha nytta av dessa tips inför videomötet med din styrelse.
Underlätta alla delar av styrelsemötet med en styrelseportal
Med en digital Styrelseportal underlättar du alla delar av ert styrelsearbete.
Med smarta funktioner bidrar en styrelseportal till ett större deltagande, förbättrad kommunikation och ett bättre samarbete inom styrelsen.
Vill du veta mer? Boka en demo eller testa våra verktyg helt gratis under 30 dagar.
Behöver du ett verktyg för ditt styrelsearbete?
Boka en demo och prova Boardeaser Styrelseportal i 30 dagar – helt utan kostnad!
Vill du veta mer om hur vår tjänst kan hjälpa dig i ditt styrelsearbete? Boardeaser är en komplett styrelseportal som digitaliserar alla delar i styrelsearbetet så som dagordning, kallelse, e-signering och beslutsuppföljning.
Under en demo får du:
- en skräddarsydd genomgång av portalen
- svar på dina frågor från en av våra experter
- tips på hur du kan jobba smartare (istället för hårdare)
Efteråt får du möjlighet att testa vår tjänst i 30 dagar utan kostnad. Du förbinder dig inte till något.
Skicka in formuläret för att boka en demo
