Skriva vd-rapport

Så skriver du en bra vd-rapport

Dela på facebook
Dela på twitter
Dela på linkedin

Framgångsrikt styrelsearbete kräver att styrelsen har det underlag som behövs för att bedöma företagets situation. Här spelar vd-rapporten en viktig roll. Med en genomtänkt och noggrann vd-rapportering kan din styrelse lättare fatta beslut som tar din verksamhet mot era framgångsmål. 

I den här artikeln kan du läsa om vad din rapport bör innehålla, vilka nyckeltal du bör ha med och hur du presenterar rapporten på ett sätt som hela styrelsen förstår.

Som vd är det din uppgift att samla in ekonomiska och strategiska uppgifter enligt styrelsens direktiv. Du ska också redovisa eventuella förändringar på ett tydligt sätt. Genomtänkt rapportering med noggrant utvalda nyckeltal ger styrelsen möjlighet att fatta beslut som faktiskt leder mot era framgångsmål.

Ta reda på hur ofta du behöver rapportera

Som vd bör du rapportera minst en gång i månaden, men om ditt bolag har ett extra stort behov av att kunna agera snabbt (till exempel vid likviditetsproblem) kan du behöva rapportera varje vecka eller till och med varje dag. Försök att etablera rutiner och verktyg som gör att du kan ta fram underlag med den frekvens som behövs.

Se exempel på en vd-rapport, skapad på en minut!

Identifiera vad vd-rapporten ska innehålla

Det är din styrelses ansvar ( aktiebolagslagen (8 kap. 5 §) ) att berätta vad som ska ingå i rapporteringen, men det finns några viktiga områden som alltid bör finnas med är:

  • Ekonomi
  • Affärsdrivande aktiviteter
  • Personal och organisation
  • Kommande händelser och scenarier
  • Uppföljning av uppsatta mål

Börja med att diskutera med styrelsen om vilken information de vill ha i kortfattad form. Kom ihåg att styrelsen bör hålla ett helikopterperspektiv och inte fokusera på detaljer eller det operativa arbetet.

Välj rätt nyckeltal

KRI:er, KPI:er och ekonomiska nyckeltal bör finnas med i din rapport. Börja med att särskilja på KRI:er (Key Result Indicators) som visar på resultatet av ditt företags agerande och KPI:er (Key Performance Indicators) som är vägledande framåt och förhoppningsvis resulterar i ett KRI.

Flera av de ekonomiska nyckeltalen mäter resultat som redan är faktum och bör därför klassas som KRI:er.

Nyckeltal kopplade till mål

De viktigaste nyckeltalen är de som du och ditt företag kan styra för att nå era mål. Här krävs en del arbete och kritiskt tänkande. De bör vara unika för företaget och tätt kopplade till de strategiska målen. Fundera på vilka nyckeltal som går att agera på och som leder er mot framgång. Vad driver era tillväxtmål? Vilka aktiviteter kan hjälpa er dit? 

Se också till att välja nyckeltal som gör det lättare att avgöra om ditt företag kommer att vara framgångsrikt på sikt. Mätetalen bör resultera i en proaktiv bolagsstyrning och inte en reaktiv som riskerar att inte kunna agera förrän det är för sent.

Ekonomiska nyckeltal

Ekonomiska nyckeltal används för att följa upp verksamheten över tid och för att jämföra planer och budget mot verkligt utfall. Vi rekommenderar att alltid ha med följande ekonomiska nyckeltal som grund:

  • omsättning
  • kassaflöde
  • likviditet
  • eget kapital
  • avstämning mot budget

Presentera rapporten så att alla förstår

Alla styrelseledamöter sitter på olika kompetens, därför är det viktigt att inte förutsätta att alla kan lika mycket om ekonomistyrning. De begrepp som du använder i din vardag kan vara för avancerade för andra. Kom därför ihåg att vara tydlig när du skriver och presenterar din rapport, och använd ett språk som alla förstår oavsett kunskapsnivå. 

Försök att presentera din data visuellt och pedagogiskt. Det ska gå snabbt för ledamöterna att ta in det du rapporterar. Visa data i enkla grafer och tabeller som är lätta att förstå, och ta bara med den information som är relevant. Se också till att tydliggöra varför du och dina kollegor tittar på respektive nyckeltal och vilka mål nyckeltalen är kopplade till.

Automatisera vd-rapporteringen och spara timmar!

Gör vd-rapporteringen mer tidseffektiv

Sist men inte minst behöver du hitta en effektiv rapporteringsrutin som gör att du kan lägga den tid du behöver på rätt saker i verksamheten och styrelsens beslut. 

Idag finns det digitala lösningar som automatiserar och snabbar upp behandlingen av bolagets data. Har du ansvar för att rapportera i en koncernstruktur har du extra mycket tid att vinna på att automatisera koncernkonsolideringen och rapporteringen. Med hjälp av rätt verktyg kan du lättare fokusera på nyckeltal, analys och presentation som hela styrelsen kan bygga sina beslut på.

Testa vår plattform i 30 dagar utan kostnad

Med vår plattform för vd-rapportering kan du snabbt och enkelt skapa rapporter och samla data på ett och samma ställe. Nu får du en demo och 30 dagar utan kostnad!

Logga in eller registrera dig gratis för att testa Boardeasers rapporteringsverktyg.

Läs fler inlägg