Så presenterar du ekonomirapporter så att alla förstår
Har du koll på hur god ekonomiförståelse dina styrelsemedlemmar och anställda har? Ett vanligt misstag när man ska presentera sitt företags ekonomiska situation är förutsätta att kunskapsnivån är samma hos alla mottagare. Men om du inte anpassar din presentation till den som lyssnar riskerar ditt budskap att inte nå fram.
I den här artikeln tipsar vi om hur du kan presentera dina ekonomirapporter på ett sätt som skapar intresse och är lätt att förstå.
Lär känna den som ska lyssna
Ta reda på så mycket du kan om din mottagare. Vad är mest intressant för den som ska lyssna? Anpassa din presentation utifrån din mottagares intressen och ansvarsområden och se till att den är relevant för den som ska lyssna. Det är omöjligt att ta fram en ekonomisk rapport som passar för både medarbetare, styrelse och investerare. En bra ide är att istället göra fler rapporter utifrån samma data och anpassa efter respektive målgrupp.
Använd ord som dina mottagare förstår
Om du använder termer och begrepp som din mottagare inte förstår riskerar du att informationen inte når fram och landar rätt. Det är med andra ord viktigt att välja rätt ord, både i skriftliga och muntliga presentationer.
Som ekonom och företagsledare är det lätt att slänga sig med avancerade termer och begrepp, men kom ihåg att anpassa ditt språk i din ekonomiska rapport efter din mottagarens förkunskaper.
Skapa ett sammanhang
Den som lyssnar på din presentation och ser din ekonomiska rapport kommer lättare kunna ta till sig nyckeltalsanalyserna om de presenteras tillsammans med ett syfte och i ett sammanhang.
Berätta vad siffrorna i din rapport betyder. Visa hur de har sett ut tidigare, vilken utveckling som har skett, var ni befinner er i organisationen idag och vart ni är på väg. Det är också bra att förklara varför det ser ut som det gör och vilka effekter det kan få. Var tydlig och ge gärna praktiska exempel.
Genom att ge dina siffror ett tydligt sammanhang kan du skapa förståelse för företagets ekonomiska situation på riktigt, vilket i sin tur skapar större samsyn och bättre beslutsfattande.
Ha en tydlig introduktion och struktur
Skriv en bra introduktion och börja din presentation med att berätta vad den kommer att innehålla. Kom ihåg att vara tydlig. Du kan vara specifik i det du säger och till exempel berätta att du kommer att gå igenom företagets resultat under Q1 uppdelat på tre månader, eller att rapporten kommer att djupdyka i nyckeltalsanalys av fem olika nyckeltal.
Använd liknande upplägg på alla analyser, det gör att mottagaren får lättare att hänga med.
Gör ekonomirapporten tydlig, även visuellt
Det ska gå snabbt att förstå det du pratar om, både i text och i bild. Presentera slutsatser i tydliga diagram istället för tabeller. Gör rubriker och viktiga siffror stora och tydliga och undvik att ha med för mycket text. När du presenterar för externa intressenter ser det även professionellt ut med en layout som är framtagen utifrån ditt företags grafiska profil. Tillsammans med en tilltalande design och genomtänkt typografi kan den ekonomiska rapporten bli ett rent nöje att ta del av.
Har du tillgång till en kommunikatör? Använd den kompetensen! Förklara vad du vill förmedla och ta hjälp att få fram det.
Använd universella knep när du presenterar dina ekonomirapporter
När du presenterar den ekonomiska rapporten ska presentationen du tagit fram komplettera det du säger, inte tala för sig själv. För mycket information på varje bild, långa textstycken och distraherande animeringar kan få det mest glödande intresset av slockna.
Ett vanligt program för presentationer är Powerpoint. Men oavsett vilket verktyg du väljer finns det några universella knep att använda för att få fram ditt budskap:
10-20-30-regeln
Den ultimata presentationen innehåller 10 slides, tar 20 minuter och har storlek 30 på typsnittet. Låter det som en utmaning? Att hålla sig kort kan vara svårt, men om du gör det kommer ditt budskap att nå fram mycket bättre och din publik kommer att vara mer uppmärksam.Egna stödord
Använd enstaka ord, siffror och diagram på dina slides och ha eventuella stödord någonstans där bara du ser dem. För mycket information på varje slide kan göra att din publik läser texten i förväg och tappar intresset snabbare.Tydlig början och slut
Ha en tydlig början och ett tydligt slut på din presentation. Det gör att mottagaren blir mer engagerad och lättare kan greppa innehållet.
Genom att ge dina siffror liv i tydliga sammanhang kan du skapa förståelse för företagets ekonomiska situation på riktigt. Den förståelsen bäddar sen för större samsyn och bättre beslutsfattande.
Med en genomtänkt design och typografi kan du ta dina ekonomirapporter till en helt ny nivå.
Moderna verktyg underlättar din rapportering
Med moderna digitala verktyg för din rapportering kan du förenkla och samtidigt höja kvalitén på dina rapporter.
Med Boardeasers verktyg kan du skapa professionella rapporter, helt automatiskt på 1 minut. Du får visualiserade rapporter som din styrelse kommer att älska då de är lätta att förstå och skapar en blixtsnabb förståelse över bolagets situation.
Boka en demo och testa våra verktyg helt gratis i 30 dagar!
Vill du förenkla din rapportering?
Nu kan du testa Boardeaser i 30 dagar utan kostnad!
Vi visualiserar din bokföring i tydliga tabeller och grafer som du snabbt sammanställer i skräddarsydda rapporter. Vårt molnbaserade verktyg är integrerat med alla vanliga ekonomisystem.
Under en demo får du bland annat:
- skräddarsydd genomgång av våra rapporteringsverktyg
- svar på dina frågor från en av våra experter
- tips på hur du kan jobba smartare (istället för hårdare)
Efteråt får du möjlighet att testa vår plattform i 30 dagar utan kostnad. Du förbinder dig inte till något, abonnemanget avslutas automatiskt efter testperioden om du inte väljer att fortsätta.
Skicka in formuläret för att boka en demo
