Konstituerande styrelsemöte: En viktig inledning för framgångsrik styrning.
I början av varje nytt företags- eller organisationsår ska ni hålla ett konstituerande styrelsemöte. Detta möte har stor betydelse då ni lägger grunden för en effektiv och välfungerande styrelse under den kommande perioden.
I denna artikel får ni veta vad ett konstituerande styrelsemöte är. Vad syftet är, vad som normalt sker under mötet och varför det är viktigt att ni håller ett möte.
Vad är ett konstituerande styrelsemöte?
Ett konstituerande styrelsemöte är ett möte som ni håller i början av varje verksamhetsår för att officiellt inrätta er styrelse och fastställa era roller och funktioner.
Mötet ska äga rum efter årsstämman eller generalförsamlingen där styrelsen har valts av aktieägare eller medlemmar. Syftet med mötet är att ni ska kunna etablera en stabil grund för styrelsens verksamhet och organisera dess interna struktur.
Syftet med ett konstituerande styrelsemöte
Det primära syftet med ett konstituerande styrelsemöte är att ni ska kunna fastställa en stark grund för ert styrelsearbete under det kommande året.
Under mötet klargör ni styrelsens mål, roller och ansvarsområden. Ni skapar också en effektiv organisationsstruktur. Mötet är också en möjlighet att lära känna nyinvalda styrelsemedlemmar och att bygga upp en arbetsrelation baserad på ömsesidigt förtroende.
Vad sker normalt under ett konstituerande styrelsemöte?
Under ert konstituerande styrelsemöte kan ni diskutera och besluta följande ärenden:
- Val av ordförande: Styrelsen väljer en ordförande som kommer att leda era möten och representera styrelsen utåt. Ordföranden bör vara en person med ledarerfarenhet och god kännedom om er organisations verksamhet.
- Val av vice ordförande: Om ni väljer att ha en vice ordförande utser ni denne för att hen ska stödja er ordföranden och träda in vid hens frånvaro. Er vice ordföranden kan också få specifika ansvarsområden eller uppgifter.
- Upprättande av arbetsordning: Styrelsen fastställer en arbetsordning. Den reglerar dess arbetsmetoder, beslutsprocesser, mötesrutiner och ansvarsfördelning. Det bidrar till att ni skapar struktur och tydlighet inom ert styrelsearbete.
- Fastställande av styrelsens uppgifter och ansvarsområden: Ni i styrelsen diskuterar och fastställer era huvudsakliga uppgifter och ansvarsområden. Det kan inkludera övervakning av verksamheten, beslutsfattande om strategiska frågor, godkännande av budget och redovisning, samt att vara företrädare för företaget eller organisationen gentemot externa intressenter.
- Tillsättning av kommittéer eller arbetsgrupper: Vid behov kan ni besluta om att inrätta kommittéer eller arbetsgrupper för att utföra specifika uppgifter eller undersöka särskilda ärenden. Exempel på sådana grupper kan vara revisionskommittén, ersättningskommittén eller strategikommittén.
- Introduktion och presentation av styrelsemedlemmarna: Varje styrelsemedlem får här en möjlighet att presentera sig själv, sina erfarenhet och sitt engagemang för organisationens framgång.
Varför är det viktigt att hålla ett konstituerande styrelsemöte?
Ert konstituerande styrelsemöte har en avgörande betydelse för att ni ska kunna skapa en stark och välfungerande styrelse. Genom att tydligt definiera er styrelses struktur, mål och ansvarsområden skapar ni en grund för ett effektivt beslutsfattande och ett fungerande samarbete. Mötet ger er också möjligheten att lära känna varandra, bygga upp förtroende och etablera en god arbetskultur.
När ska ett konstituerande styrelsemöte hållas?
Ni håller ett konstituerande styrelsemöte normalt sett strax efter er årsstämma eller generalförsamling där er styrelse har valts. Det är viktigt att hålla mötet så snart som möjligt efter val av styrelse. Ni undviker då onödig fördröjning i styrelsens arbete och kan dra nytta av den nytillkomna energin och entusiasmen hos era nyvalda styrelsemedlemmar.
Notera att ni kan hålla ett konstituerande styrelsemöte när som helst under året. Om det finns en förändring i er styrelses sammansättning eller om behov finns att omdefiniera styrelsens arbetsmetoder och ansvarsområden.
Konstituerande styrelsemötet är en viktig startpunkt
Det konstituerande styrelsemöte kan ses som en viktig startpunkt för framgångsrik styrning av ert företag eller organisation. Genom att fastställa roller, ansvar och arbetsmetoder kan ni i styrelsen etablera en stark grund för ert arbete och bidra till en effektiv och välfungerande verksamhet.
Håll detta möte så tidigt som möjligt så underlättar ni för att få ett smidig samarbete och en god arbetskultur mellan er i styrelsen.
En Styrelseportal underlättar ert arbete och era styrelsemöten
Genom att använda er av en Styrelseportal underlättas det konstituerande styrelsemötet genom att skapa en strukturerad och centraliserad plattform för förberedelse, dokumenthantering, kommunikation, beslutsfattande och dokumentation.
Med en Styrelseportal skapar ni en mer strukturerad och organiserad process för det konstituerande styrelsemötet. Ni förbättrar också ert styrelsearbetet överlag då de ofta innehåller många smarta funktioner.
På Bolagsverket kan du läsa mer om vad som gäller enligt lag när det kommer till styrelsemöten.
Behöver du ett verktyg för ditt styrelsearbete?
Boka en demo och prova Boardeaser Styrelseportal i 30 dagar – helt utan kostnad!
Vill du veta mer om hur vår tjänst kan hjälpa dig i ditt styrelsearbete? Boardeaser är en komplett styrelseportal som digitaliserar alla delar i styrelsearbetet så som dagordning, kallelse, e-signering och beslutsuppföljning.
Under en demo får du:
- en skräddarsydd genomgång av portalen
- svar på dina frågor från en av våra experter
- tips på hur du kan jobba smartare (istället för hårdare)
Efteråt får du möjlighet att testa vår tjänst i 30 dagar utan kostnad. Du förbinder dig inte till något.
Skicka in formuläret för att boka en demo
