Minimera din personliga risk i styrelsearbetet.
Att vara styrelseledamot är ett uppdrag som kommer med mycket ansvar. Som ledamot kan du nämligen bli personligt ansvarig för bolagets plikter. Vi listar riskerna du bör vara medveten om och tipsar om hur du skyddar dig och minskar din personliga risk i styrelsearbetet.
Enligt aktiebolagslagen (ABL) måste alla aktiebolag utse en styrelse. Det är sedan styrelsens uppgift att se till att bolagets organisation och förvaltning sköts på rätt sätt. Genom att kontrollera bokföringen, pengarna i bolaget och övriga tillgångar, kan styrelsen se till att affärsverksamheten sköts på ett så bra sätt som möjligt, sett ur ett ekonomiskt perspektiv.
Viktiga lagar och regler att hålla koll på för att minska risken i styrelsearbetet
Som styrelseledamot finns det många lagar och regler att förhålla sig till. Förutom aktiebolagslagen hanterar följande lagar delar av styrelsearbetet:
- Årsredovisningslagen
- Bokföringslagen
- Skatter och avgifter – Skatteförfarandelagen (skatteinbetalningar) – Skattebrottslagen
- Konkurslagen
- Lagen om anställningsskydd
- Lag om styrelserepresentation för de privatanställda
- Arbetsmiljölagen
- Jämställdhetslagen
- GDPR
- Miljöbalken
- Brottsbalken
För att kunna göra ett bra styrelsearbete kan det vara en god idé att sätta sig in i de olika lagar och regler som måste efterföljas i bolaget.
God styrelsesed och vad det innebär
Förutom att följa lagar och regler är det också viktigt att du som styrelseledamot i styrelsen följer god styrelsesed. Syftet med begreppet är att effektivisera styrelsearbetet för att se till att styrelsen fyller sin funktion, så som den beskrivs i lagboken. God styrelsesed handlar till exempel om att säkerställa oberoendekrav i större bolag och att sköta styrelsearbetet utifrån det aktuella bolagets verksamhet som helhet. Den oberoende föreningen Styrelseakademien har tagit fram en vägledande skrift om god styrelsesed.
Vilket ansvar har styrelsen?
Enligt 8 kap 4 § ABL har styrelsen till uppgift att svara för bolagets organisation och förvaltning. Det är styrelsens jobb att fortlöpande hålla koll på den ekonomiska situationen och se till att bolaget är organiserat så att bokföringen och bolagets pengar kan kontrolleras på ett säkert sätt. Mer specifikt handlar det om betalningsansvar, skadeståndsansvar och straffansvar, men även om att se till att styrelsen fungerar som en kontrollfunktion för bolaget.
Rollen som kontrollfunktion
Att styrelsen har en kontrollfunktion innebär att ni regelbundet granskar och följer bolagets ekonomiska utveckling. Det görs genom att styrelsen tar del av ekonomiska rapporter från företagsledningen. Bolagets revisor har i sin tur uppdraget att granska styrelsens hantering av sina uppgifter, för att skydda aktieägarna.
Som styrelseledamot har du alltså ansvar för att:
- Kontrollera och bedöma den ekonomiska situationen i bolaget
- Se till att organisationen i bolaget är utformad på ett sätt som gör det möjligt att kontrollera bokföring, förvaltning och ekonomi i bolaget
- Om det finns misstanke om att egna kapitalet är mindre än hälften av bolagets registrerade aktiekapital, är det styrelsens ansvar att upprätta en s.k. kontrollbalansräkning
- Föra aktiebok som ständigt hålls uppdaterad och som sparas i minst tio år efter att bolaget har lösts upp
- Upprätta årsredovisning
- Kalla till bolagsstämma inom ett halvår efter att bolagets räkenskapsår är slut
- Se till att protokoll förs vid styrelsemöten och bolagsstämma
Då blir du personligt ansvarig för bolagets plikter
Om styrelsearbetet inte sköts på rätt sätt kan du som styrelseledamot i vissa fall blir personligt ansvarig för bristerna.
Skadeståndsansvar
Om någon i styrelsen har handlat fel och därmed gjort en överträdelse av bolagsordningen, aktiebolagslagen eller årsredovisningslagen blir styrelseledamoten skadeståndsansvarig. I dessa fall handlar det om att ledamoten på något sätt har skadat bolaget eller dess ägare i sin styrelseroll, med uppsåt eller på grund av oaktsamhet.
Under bolagsstämman kan dock styrelseledamoten beviljas ansvarsfrihet. Då kan inte aktiebolaget väcka skadeståndstalan.
Som styrelseledamot blir du alltså personligt skadeståndsansvarig om:
- Du genom oaktsamhet eller med uppsåt skadar bolaget eller strider mot rådande lagstiftning i din roll som styrelseledamot
Straffansvar
Medlemmarna i styrelsen riskerar böter eller upp till ett års fängelse om de strider mot vissa regler. Som styrelseledamot blir du personligt straffansvarig om:
- Förbjudna lån har tagits ut i aktiebolaget
- Det inte har förts någon aktiebok
- Du inte har möjliggjort för andra styrelseledamöter att vara med i styrelsemöten och beslut
- Du annonserat om aktier för privata aktiebolag
Betalningsansvar
En del av styrelsens uppdrag innebär att se till att bolagets skatter betalas i tid, att årsedovisningen skickas in i tid och att kontrollbalansräkning upprättas. Om detta inte görs kan du som styrelseledamot bli personligt betalningsansvarig.
För att minimera personliga risker i styrelsearbetet krävs det också att du ingriper om du upptäcker att en annan medlem i styrelsen inte fullföljer sina förpliktelser på ett korrekt sätt. Annars kan även du bli personligt ansvarig för dessa fel.
Så minskar du din personliga risk i styrelsearbetet
Självklart vill du undvika att hamna i någon av ovanstående situationer till varje pris. Detta kan du göra för att känna dig tryggare på din post:
Styrelseförsäkring – täcker den verkligen allt?
Ett sätt att minska din personliga risk som styrelseledamot, är att teckna en så kallad styrelseförsäkring. Den är personlig och täcker ofta samtliga av dina styrelseuppdrag, inte bara enskilda bolags styrelser. Syftet med en styrelseförsäkring är att skydda dig och dina anhöriga från att bli skadeståndsskyldiga. Men ger en försäkring fullgott skydd? Var noga när du går igenom vad en styrelseförsäkring täcker och under vilken tidsperiod. Försäkringen måste vara gällande när grunden för försäkringsfallet uppstår och den måste vara i kraft när skadeanmälan görs.
Ständig uppföljning av ekonomi och formalia
Den absolut viktigaste åtgärden för att minska dina risk i ditt styrelsearbete, är att vara påläst och insatt i verksamhetens situation.
Ekonomisk uppföljning
Hela styrelsen bör involveras i noggrann och löpande uppföljning av ekonomin. Det gör det lättare att upptäcka eventuell kapitalbrist i god tid (bolaget skyldiga att upprätta en kontrollbalansräkning om så är fallet). Detta ansvar ligger på styrelseledamöterna men kan också beröra vd. Ta gärna hjälp av en revisor här.
Ordning och reda på formalia
Se också till att alla dokument och formalia är på plats och lagar och regler efterlevs. Dokumentera allt beslutsunderlag i bolaget och kom ihåg att reservera dig om du inte vill vara delaktig i beslut. På marknaden finns idag mängder av digitala verktyg som kan hjälpa er att minska risken och att enkelt hålla ordning på dokument och formalia. Att ha en säker styrelseportal är en bra garant.
Med stenkoll på ekonomin, alla formalia på plats och en väl vald försäkring minskar du risken för problem längre fram.
Behöver du ett verktyg för ditt styrelsearbete?
Boka en demo och prova Boardeaser Styrelseportal i 30 dagar – helt utan kostnad!
Vill du veta mer om hur vår tjänst kan hjälpa dig i ditt styrelsearbete? Boardeaser är en komplett styrelseportal som digitaliserar alla delar i styrelsearbetet så som dagordning, kallelse, e-signering och beslutsuppföljning.
Under en demo får du:
- en skräddarsydd genomgång av portalen
- svar på dina frågor från en av våra experter
- tips på hur du kan jobba smartare (istället för hårdare)
Efteråt får du möjlighet att testa vår tjänst i 30 dagar utan kostnad. Du förbinder dig inte till något.
Skicka in formuläret för att boka en demo
