4 kollegor samlade runt ett bord för möte

Ekonomirapporter som alla förstår

Dela på facebook
Dela på twitter
Dela på linkedin

Som vd eller ekonomichef är du van att presentera företagets ekonomiska situation med jämna mellanrum. Du sitter själv på god ekonomiförståelse, men hur ser det ut bland dina styrelsemedlemmar och anställda? Ett vanligt misstag är att förutsätta att kunskapsnivån är samma hos alla mottagare och ditt budskap riskerar att inte nå fram. Här tipsar vi om hur du presenterar din rapport på ett lättolkat och intresseväckande sätt.

Lär känna din publik

Till att börja med är det viktigt att du tar reda på så mycket som möjligt om mottagaren. Vad är mest intressant för just denne? Ur vilken synvinkel? Anpassa ditt urval utifrån mottagarnas intressen och ansvarsområden så att rapporten är relevant. Ofta är det en god idé att göra flera olika rapporter som utgår från samma data. Det är omöjligt att ta fram en ekonomisk rapport som passar medarbetare, styrelse och investerare på samma gång. 

Terminologi

Ordvalen är viktiga i både skriftliga och muntliga presentationer. Som ekonom och företagsledare är det lätt att slänga sig med termer och begrepp som mottagaren inte förstår. Anpassa språket i din ekonomiska rapport efter mottagarens förkunskaper. Först då kan du känna dig trygg i att informationen landar rätt hos mottagaren.

Berätta en historia

Först när vi lär känna en människa på djupet kan vi förstå henne. Detsamma gäller siffror. Mottagaren av din ekonomiska rapport kan lättare ta till sig nyckeltalsanalyserna om syftet och sammanhanget framgår.

Lägg därför tid på att berätta vad siffrorna i rapporten betyder. Gå igenom hur de har sett ut tidigare, vilken utveckling de har gjort, var de befinner sig idag och vart de är på väg. Fortsätt med att förklara varför och vilka effekter det kan få. Var konkret och ge gärna praktiska exempel.

Färdig rapport på en minut!

Direkt från er bokföring

Tydlig början och slut

Många framgångsrika talare börjar sina presentationer med att berätta vad presentationen kommer att innehålla, och när den kommer att ta slut. Samma tankegång går att applicera på en skriftlig ekonomisk rapport. Lägg lite extra krut på att skriva en bra introduktion, oavsett hur kort eller lång rapporten är. 

Var tydlig. Du kan till exempel vara specifik och berätta att du kommer att gå igenom företagets resultat under Q1, uppdelat på tre månader. Eller att rapporten kommer att djupdyka i nyckeltalsanalys av fem olika nyckeltal. Använd liknande upplägg på varje analys, så att läsaren lättare hänger med. Det är också bra att göra en beskrivande innehållsförteckning även på kortare ekonomiska rapporter.

Det visuella har betydelse

Det ska gå snabbt att läsa in och förstå det du vill berätta. Presentera slutsatser i tydliga diagram, snarare än tabeller. Låt rubriker och viktiga siffror vara stora och tydliga och gärna fetmarkerade. Undvik också att ha med för mycket text. 

Om du är vd eller ekonomiansvarig på ett större företag har du kanske tillgång till en kommunikatör – använd den kompetensen. Förklara vad du vill förmedla och ta hjälp att få fram det i text och bild. När du ska presentera för externa intressenter ser det dessutom professionellt ut med en specialdesignad layout, gjord utifrån företagets grafiska profil. 

Tre snabba Powerpoint-tips

När den ekonomiska rapporten är färdig hålls ofta en muntlig presentation. Vanligen används då verktyget Powerpoint, ett verktyg som är tänkt att komplettera det du säger – inte tala för sig självt. För mycket information på varje bild, långa textstycken och distraherande animeringar kan få det mest glödande intresse att slockna. Det finns några universella knep för att få fram ditt budskap:

  • 10-20-30-regeln
    Den ultimata presentationen innehåller 10 slides, tar 20 minuter och har storlek 30 (!) på typsnittet. Låter det som en utmaning? Att hålla sig kort är svårt, men lyckas du kommer du ditt budskap gå fram mycket tydligare, till en mer uppmärksam publik.

  • Håll dina stödord för dig själv
    Om du delger för mycket information på varje slide kommer din publik att läsa i förväg och tappa intresse snabbare. Använd enstaka ord, siffror och diagram istället för långa meningar.

  • Start och stopp
    Precis som i den skriftliga rapporten behöver du kommunicera en tydlig början och ett tydligt slut på din presentation. Det gör att mottagaren blir mer engagerad och lättare kan greppa innehållet.

Genom att ge dina siffror liv i tydliga sammanhang kan du skapa förståelse för företagets ekonomiska situation på riktigt. Den förståelsen bäddar sen för större samsyn och bättre beslutsfattande. Ackompanjerad av en tilltalande design och genomtänkt typografi kan den ekonomiska rapporten bli ett rent nöje att ta del av. 

En snabb genväg till tydliga och uttömmande rapporter? Boardeaser genererar automatiska analyser direkt från ditt företags bokföring. Du sammanställer enkelt i anpassningsbara rapportmallar. Logga in eller registrera dig gratis för att testa Boardeaser Reports.

Rekommenderade inlägg

Boardeaser använder cookies för du ska få den bästa möjliga upplevelse på vår webbplats.
Läs mer om cookies och hur du kan neka till användningen av dem.