Tre kollegor sitter och tittar in i sina skärmar

5 tjänster som digitaliserar ekonomiavdelningen

Dela på facebook
Dela på twitter
Dela på linkedin

Om du ligger i startgroparna till att digitalisera ekonomiavdelningen på ditt företag – grattis! Stora belöningar i form av lägre kostnader, högre effektivitet och mer tid till viktiga utvecklingsfrågor väntar. Men innan du kan skörda frukten av en lyckad digitalisering behöver du ta ställning till vilka verktyg ni bör använda – digitaliseringen måste genomsyra alla avdelningens arbetsflöden.

1.   Digital bokföring 

Att digitalisera ekonomiavdelningen kan kräva att du investerar i ett nytt redovisningsprogram. För att optimera digitaliseringsarbetet i sin helhet, är det några saker du behöver tänka på när valet av redovisningsprogram görs. 

  • Digitalt flöde
    Bokföringsprogrammet måste stödja ett digitalt flöde för att övriga delar i digitaliseringsarbetet ska fungera framåt. Se till att redovisningsprogrammet du väljer har möjlighet till integration mellan de affärssystem och tjänster du använder (eller överväger att använda). 
  • Molnbaserat
    Se till att redovisningsprogrammet finns tillgängligt var som helst, när som helst – flexibilitet är en viktig del i en modern, digital ekonomiavdelning.
  • Skalbart
    De flesta företag har planer på att växa. Välj ett redovisningsprogram som går att skala upp i takt med företagets tillväxt.
  • Uppskattat
    Välj ett etablerat redovisningsprogram som har fått goda rekommendationer av andra kunder. De har ofta en välfungerande kundsupport, vilket är en trygghet för er.
Automatisera vd-rapporteringen och spara timmar!

2. Digital kvittohantering

Känns det orimligt att ägna flera dagar varje månad åt att matcha kvitton mot utgiftsrapporter och kontoutdrag? Många företag startar sin digitala resa med att investera i en tjänst för digital kvittohantering. De goda skälen är flera!

  • Bra för miljön
    När du hanterar kvitton digitalt minskar pappersförbrukningen.
  • Lättare att hitta
    Alla digitala kvitton blir sökbara.
  • Färre fel
    Tjänsten läser in siffrorna från dina kvitton automatiskt, vilket innebär att färre misstag smyger sig in i bokföringen.
  • Alla garantier på samma ställe
    Med digital kvittohantering får du bättre koll på garantierna för företagets produkter och inventarier.
  • Bättre samarbete med redovisningskonsulter
    Både du och eventuella redovisningskonsulter kan komma åt företagets kvitton utan krångel.
  • Mindre jobb med utgiftsrapporter
    Tiden du och dina medarbetare behöver lägga på att skriva utgiftsrapporter kan ägnas åt mer proaktivt arbete.

Utbudet på marknaden är stort och du kan välja att digitalisera dina kvitton genom en app, eller ta det steget längre och investera i smarta betalkort för alla medarbetare på företaget. Vissa tjänster importerar automatiskt fakturor och kvitton som hamnar i din e-post till redovisningsprogrammet. Stäm av hur företagets behov ser ut.

Nyckeltalsanalys på minuter – som alla förstår

3. Automatiserad fakturahantering

Med hjälp av en tjänst för automatisk fakturahantering minimeras administration och attestering av fakturor. Förutom att en fakturaportal frigör tid, får ekonomiavdelningen också tydligare överblick över företagets kostnader. Det ger i sin tur bättre beslutsunderlag och underlättar den digitala bokföringsprocessen.

4. E-signering

Avtalsarbete förekommer i stor utsträckning på ekonomiavdelningar. Slutskedet av avtalsprocessen innebär vanligen att du behöver skriva på många papper i flera versioner. Att behöva befinna sig på en viss plats vid en viss tidpunkt är sällan tidseffektivt. Numera finns smarta tjänster för digitala underskrifter, så kallad e-signering. Det har både för- och nackdelar.

Fördelar med e-signering:

  • Bättre spårbarhet
    E-signering kan vara bättre ur bevissynpunkt, eftersom den ofta är enklare att spåra.
  • Svårare att förfalska
    Underskrifter med e-legitimation är svårare att förfalska.

Nackdelar med e-signering:

  • E-signering är inte alltid tillåtet
    Avtal som rör testamente eller överlåtande av fast egendom kräver till exempel fysisk underskrift.

Det finns en uppsjö leverantörer av tjänster för e-signering på marknaden. Välj en tjänst som är kompatibel med dina digitala verktyg i övrigt, eller till och med integrerad.

E-signera dokument och avtal – juridiskt bindande

5. Automatisk analys och rapport

Här har vd och ekonomichef mycket värdefull tid att vinna. Den löpande rapporteringen till styrelse och ledning är en tidskrävande process som ofta hanteras manuellt i t.ex. Excel. Olika typer av data samlas in och behandlas för hand i en hantering som lämnar utrymme för fel i flera steg. I dag är det möjligt att automatisera hela processen, från insamling av data till helt färdig rapport. 

  • Automatisk analys 
    Istället för att själv samla in data och ta fram nyckeltal, grafer och tabeller kan ett digitalt rapportverktyg göra jobbet åt dig. Verktyget läser in din bokföring och presenterar den i färdiga grafer, tabeller och nyckeltal.
  • Automatisk rapport
    I samma verktyg vill du kunna sammanställa de färdiga analyserna i rapportmallar, efter dina rapporteringsbehov. När du skapat din första rapport tar den löpande rapporteringen bara minuter varje månad. En digitaliseringsmöjlighet som du inte bör missa.

Låt det ta tid – välj lösningar noga

Du kan inte digitalisera ekonomiavdelningen över en dag. Det är ett projekt som kräver att hela företagets administration ses över och flera förändringsprocesser behöver puttas igång samtidigt. Alla måste vara med på tåget. En digital satsning ska ha ett tydliga syfte – sätt tydliga mål och välj lösningar med omsorg.

Boardeaser erbjuder verktyg som bl.a. digitaliserar budget, prognos, analys och rapportarbete. Hör av dig till oss så berättar vi mer om hur vi kan hjälpa dig att spara tid. Logga in eller registrera dig gratis för att testa Boardeasers analys- och rapporteringsverktyg.

Rekommenderade inlägg

Boardeaser använder cookies för du ska få den bästa möjliga upplevelse på vår webbplats.
Läs mer om cookies och hur du kan neka till användningen av dem.