Kvinna sitter och funderar framför dator

20 tips inför videomötet med styrelsen

Dela på facebook
Dela på twitter
Dela på linkedin

Efter ett 2020 där vi tvingades hårdträna på videomöten borde väl teknikstrul och bristande kommunikation vara ett minne blott? Nja, problem försvinner sällan av sig själva. Vi har listat de pusselbitar som krävs för att lyfta era videomöten till en professionell nivå. 

Inför styrelsemötet

För att säkra effektivitet på styrelsemötet krävs en del förberedelse. För att allt ska flyta på smärtfritt gäller det att ha koll på det tekniska, förbereda alla på vad som förväntas av dem  och hur mötet kommer att styras.

1. Bjud in deltagarna

Bjud in alla deltagare till mötet i god tid. Enklast görs det genom att skicka inbjudningar via den styrelseportal eller videomötestjänst ni använder. Det finns många gratis videotjänster att använda sig av. Till exempel Microsoft Teams, Google Hangouts, Zoom eller Whereby.

2. Sätt en digitalt anpassad agenda

Precis som inför ett vanligt styrelsemöte (och alla möten för den delen) är det viktigt att sätta en tydlig agenda i förväg. Det är den snabbaste vägen till ett effektivt möte. Kanske är det också dags att inkludera aktuella ämnen till följd av den nya, digitala tillvaron – förändrat kundbeteende, nya kostnadsmönster och företagets anpassning.

3. Definiera mötesregler 

Vem ska prata, och när? Är video ett krav eller räcker det med tal? Sådant som i vanliga fall snappas upp via kroppsspråk och harklingar, måste regleras när mötet sker på distans. Alla deltagare bör därför få en lista över enkla mötesregler att förhålla sig till. Dessa bör stämmas av med alla så att ni har samsyn i styrelsen.

4. Bestäm hur omröstningar genomförs och hur beslut tas

Omröstningar kan genomföras med acklamation eller votering med upprop. Vid ett digitalt styrelsemöte är det ofta enklast att använda handuppräckning som beslutsmetod.

5. Skicka ut mötesinformationen i god tid

Alla ledamöter som ska vara med på styrelsemötet bör i god tid få ta del av agenda och mötesregler. Det effektiviserar mötet för samtliga.

6. Hjälp till med det tekniska

Om vissa deltagare har mindre teknisk vana än andra kan du erbjuda dig att hjälpa till med tekniken som krävs för att kunna genomföra mötet. å slipper ni eventuella problem när mötet väl ska äga rum.

7. Kontrollera säkerheten

Konfidentiell information kan hamna i orätta händer om inte säkerheten kontrolleras vid distansmöten. Se till att ni använder er av en tjänst som kan hantera känsliga uppgifter på ett tryggt sätt, det gäller både styrelseportal och videotjänst

8. Testa tekniken

Mötesdeltagarna kan med fördel dyka upp i god tid för att hinna kontrollera tekniken innan mötet börjar. Mötesledaren bör ansluta sig till mötet 10-15 minuter i förväg för att finnas till hands för eventuella tekniktester. Detta är så viktigt att det kan vara en fast punkt på er digitala dagordning.

Checklista för virtuella styrelsemöten

Hämta vår kostnadsfria guide

Under styrelsemötet

Vett och etikett under videomöten har blivit ett hett ämne. När ledamöterna befinner sig i sin hemmamiljö eller är på språng, är det lätt hänt att det tummas på nivån av professionalism och artighet. Ses ni via videolänk är detta minst lika viktigt som vid ett fysiskt möte – men kräver större samsyn och förberedelser hos alla deltagare. 

9. Ännu viktigare med en tydlig ledare

Det är i regel styrelsens ordförande som leder möten, och det gäller även på distans. Som mötesledare på distans har du ansvar för mötets början och slut, att tekniken fungerar och att alla håller sig till ämnet och vet när de förväntas tala och när.

10. Tänk på bakgrunden

Undvik distraktioner under mötet genom att skala av bakgrunden. För mycket plotter och stök gör det svårare för övriga mötesdeltagare att hålla fokus på vad du säger.

11. Visa ansiktet

Ögonkontakt är viktigt under videomöten. Optimala läget för kameran hittar du när övre delen av axlarna, hela ditt ansikte och lite luft ovanför ditt huvud får plats i videobilden. Tänk också på att ha bra ljus, utan att själv bli bländad.

12. Var närvarande

Det är svårt att vara på alerten med blicken i kameran under lång tid. Försök ändå att visa att du fokuserar och hänger med genom att då och då titta in i kameran. Titta aldrig bort från skärmen och ägna dig aldrig åt andra saker under mötets gång.

13. Använd headset

Ljudet blir ofta bättre när du använder ett headset.

14. Stäng av mikrofonen

För att undvika onödiga störningsmoment i form av skällande hundar, smattrande regn mot fönsterrutor och trafikbuller är det bra om alla har sina mikrofoner avstängda tills det är deras tur att prata. 

15. Låt alla komma till tals

Det är svårt att ta för sig under videomöten på samma sätt som under fysiska möten. Dessutom är vi är alla olika erfarna av de tekniska funktionerna. Därför är det viktigt att gå laget runt i frågor där det krävs input. Det är viktigt att alla får uttrycka sin åsikt.

16. Stäng av video vid behov

Om det är många deltagare på styrelsemötet kan det ibland gå lite långsamt och hackigt, eftersom videosamtalen kan påverka internetuppkoppling. Var lyhörd för när sådana problem uppstår och stäng då av videon. Ibland räcker det att hålla mötet via tal, åtminstone stundtals.

17. Utnyttja skärmdelning

De flesta videosamtalstjänster som finns på marknaden erbjuder möjligheten att dela sin skärmvy med övriga deltagare. Ofta kan du välja att dela utvalda delar, till exempel en Power Point-presentation eller ett mail. Det är ett effektivt sätt att dela med sig av aktuella offerter och rapporter till andra styrelseledamöter. 

Efter styrelsemötet

När videomötet med styrelsen är slut kvarstår några viktiga saker att komma ihåg för att knyta ihop mötesprocessen på ett bra sätt.

18. Sammanställ underlag och protokoll

Kraven på dokumentation efter styrelsemötet ser likadana ut när mötet sker på distans. Protokollet från mötet ska innehålla datum för styrelsemötet, en lista över deltagare, vilka beslut som tas och annat. Protokollet ska sedan förvaras i nummerordning på ett säkert sätt. Boardeaser erbjuder en helhetslösning för protokollskrivande.

19. Skriv under protokoll

Idag är det enkelt att signera dokument och protokoll online via e-signering. Justera, godkänn och e-signera protokollet med respektive ledamots BankID.

20. Samla in feedback

Allt kan förbättras. Samla in feedback från deltagarna efter mötet för att höja förutsättningarna för ett mer lyckat möte nästa gång. Det kan räcka med ett par enkla frågor om hur mötet kändes och om något inte fungerade optimalt.

Med Boardeasers styrelseportal får du hjälp att snabbt sätta en bra dagordning, från våra mallar eller helt utifrån egna önskemål. Du får också hjälp att planera in mötestid, skicka kallelser och hela mötesprocessen till signerat protokoll.

 Logga in eller registrera dig gratis för att testa Boardeasers styrelseportal i 30 dagar.

Rekommenderade inlägg

Boardeaser använder cookies för du ska få den bästa möjliga upplevelse på vår webbplats.
Läs mer om cookies och hur du kan neka till användningen av dem.